Objetivo:
Establecer un nuevo flujo de trabajo para el proceso de pago de nómina, con el fin de lograr mayor eficiencia, estructura y seguridad en todas las etapas del proceso. A través de la implementación de este manual, buscamos optimizar los recursos y garantizar el pago satisfactorio de la nómina de la empresa.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo está destinado a todos los clientes de Buk que utilizan el módulo de nómina. Con nuestra nueva vista de pago, hemos establecido un flujo claro, intuitivo y seguro que permitirá realizar el pago de la nómina de manera más eficiente y controlada.
Definiciones:
Transfer Bancario: Es un archivo que contiene información detallada de las transacciones que se van a realizar, como las cuentas de origen y destino, montos y otros detalles necesarios para ser cargado a la plataforma de pagos y realizar transferencias masivas.
Segmento: División de un conjunto de datos en grupos o categorías basadas en ciertas características o criterios. Mediante los segmentos se facilitan los análisis de información de forma más detallada y precisa.
Proceso: Es un segmento de colaboradores con un criterio de agrupación especial (área, cargo, centro de costo, empresa, etc) el cual tiene la finalidad de realizar el pago de la remuneración del segmento en cuestión y generar por separado los archivos de: Transfer Bancario, Contabilidad, PILA, Libros de Remuneraciones y Comprobantes de Pago.
Costo empresa: Es el valor resultante de la suma de los conceptos, total neto, impuesto único, aportes patronales y seguridad social.
Participantes: Corresponde a los colaboradores que agregamos en los segmentos para crear un proceso de pago.
Recalcular Comprobantes de Pago: Proceso de actualización de los cálculos para generar los Comprobantes de Pago.
Cerrar Comprobantes de Pago: Acción que permite guardar los últimos cambios de una Comprobante de Pago para evitar que se carguen novedades (ítems, ausentismos) y/o realicen actualizaciones en las fichas de los colaboradores.
Publicar Comprobantes de Pago: Acción que permite que los colaboradores puedan ver sus Comprobantes de Pago en el portal empleados.
Notificar Comprobantes de Pago: Acción que permite notificar vía e-mail a los colaboradores que su Comprobante de Pago ya está disponible en el portal Buk para ser consultado.
Sustento legal y Aplicaciones:
Con esta nueva función, tus procesos de pagos tendrán un mayor control de avances y cambios, debido a esto en esta sección te explicaremos la vista del portal y sus diferentes conceptos informativos.
Para navegar en el nuevo módulo de nómina tendrás una nueva vista del proceso, en esta visual tendrás: Un "Indicador de Etapa" el cual te guiará en el proceso de acciones necesarias para avanzar de etapa.
Por otra parte, tendrás un recuadro llamado "Detalles proceso" para revisar los tópicos de la información totalizada importante como: total neto a Pagar, Número de Comprobantes de Pago a Pagar, Costo Empresa, seguridad social, retención en la fuente, Aportes Patronales y Período. Además, te mostrará la cantidad de Comprobantes de Pago abiertos y publicados.
Más abajo encontrarás la "Pestaña de Opciones" conformadas por ciertas pestañas que te permitirán revisar los detalles de "Comprobantes de Pago", "Ítems", "Documentos y Pagos" y "Alertas".
Comprobantes de Pago: Encontrarás en esta pestaña una tabla con las Comprobantes de Pago de los colaboradores que hacen parte del proceso de pago, con acciones masivas e individuales que permiten:
Abrir y cerrar los Comprobantes de Pago
Publicar y ocultar los Comprobantes de Pago.
Enviar Comprobantes de Pago.
Agregar y/o remover participantes del proceso de pago.
Ítems: Acá se visualiza una tabla con el listado de los ítems que se ocuparon para el proceso de pago una vez que hayas avanzado a la etapa de "En revisión".
Documentos y pagos: Desde esta sección se pueden generar y descargar los archivos del proceso de pago y ver un resumen de los montos asociados.
Alertas: En esta sección se mostrarán las advertencias y errores que se presenten en el proceso de pago, cabe mencionar que, cuando hay un error en los Comprobantes de Pago, no podrás pasar a la etapa de revisión. Entre estos se encuentran montos negativos y fórmulas con problemas, entre otros.
Proceso:
Para comenzar a trabajar con este nuevo proceso de pago primero debes crear un proceso de pago. Para ello ve al módulo "Administrativo" y seleccionar "Procesos", allí figuraran los procesos mensuales; en tu proceso actual presiona "Nuevo Proceso".
Asignale un nombre y agrega a los participantes, para lo cual podrás filtrar la tabla de empleados, mediante variables como empresa, área, centro de costo, entre otras. Una vez se establece el filtro y/o condición, se hace clic en filtrar y para guardar los cambios, deberás seleccionar el botón de ”Agregar Todos" o "Agregar Selección".
Luego de seleccionar los participantes, se debe hacer clic en “Crear Proceso”.
A continuación, deberás avanzar entre las etapas del proceso de pago: En primer lugar estarás en la etapa de "Iniciado".
Etapa Iniciado: Estado inicial del proceso, se permite la carga de novedades en los Comprobantes de Pago de los colaboradores, tales como licencias, horas extra, devengos, descuentos, entre otras.
Una vez se hayan realizado todas las cargas de novedades y asignaciones de conceptos, podrás hacer clic en el botón de "Continuar". Al presionarlo se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual debes ingresar la fecha de pago. El archivo de transfer quedará con esa fecha configurada, una vez se ingrese la fecha, finalizamos haciendo clic en "Continuar".
Al hacer clic en continuar, el sistema automáticamente:
Recalculará todos los Comprobantes de Pago del proceso.
Generará el archivo de transfer al banco.
Cerrará y bloqueará los Comprobantes de Pago del proceso para evitar su edición.
El proceso de pago pasará de la etapa "Iniciado" a "Revisión".
En esta etapa podrás completar las siguientes revisiones:
En revisión: Aquí los comprobantes de pago del proceso se cierran automáticamente, garantizando que no se van a modificar. En caso de requerir hacer algún ajuste, en esta misma etapa puedes abrir los comprobantes y realizarlos, es decir, no es necesario retroceder al estado “Iniciado”.
La idea es que en esta etapa puedas hacer una revisión previa antes de generar el transfer bancario.
Considera que si avanzaste de etapa y deseas volver a la etapa “Iniciado”, es posible hacerlo mediante el botón “Regresar a iniciado”. Al hacerlo te pedirá una confirmación de la acción. Es relevante tener en cuenta que los Comprobantes de Pago se deben abrir para poder editar, dado que permanecen cerradas al volver al estado.
Una vez hecho los cambios, debemos presionar nuevamente en "Continuar" para avanzar de etapa. Una vez que valides que todo está en orden puedes pasar al estado "Pagado". La etapa "Pagado" sigfinicará lo siguiente:
Pagado: ¡Felicitaciones! El proceso ha sido pagado y ya puedes descargar los archivos de cierre.
En el momento en que tengas los Comprobantes de Pago cuadrados y no se vayan a agregar más novedades se procede a cerrar el proceso de pago dando click en la opción "Continuar".
Cuando selecciones esta opción se abrirá una pestaña donde deberás marcar el check box “Confirmo que envié el transfer al banco y que voy a pasar al estado pagado” y presionar el botón "Registrar Pago".
Al hacerlo, se mostrará un mensaje de confirmación indicando que el proceso se cerró correctamente.
Si es necesario podrás deshacer el pago del proceso, lo cual implica que volverás a las etapas previas y podrás editar los Comprobantes de Pago. Para esto debes hacer clic en el botón "Deshacer pago", el cual abrirá un cuadro de diálogo solicitando confirmación de la acción a reversar. Aquí debes tener en cuenta que, si ya cargaste el archivo de transfer al banco, debes anular el pago en el mismo portal y volver a subir el nuevo transfer actualizado, esto para que no generar pagos duplicados.
Al confirmar la acción en el cuadro de diálogo anterior, debes repetir los pasos descritos en los puntos anteriores.
Una vez todo validado se recomienda desde ese momento descargar los archivos de Documentos y Pagos. En esa pestaña podrás generar y descargar los archivos para el cierre de periodo: Transfer Bancario, Contabilidad, Pagos Previsionales y/o Seguridad Social, Libro de Remuneraciones y Comprobantes de Pago. Ten en consideración que los documentos generados aquí corresponden al proceso creado. Si deseas generar los archivos consolidados, lo puedes hacer mediante los archivos de proceso general.
Módulos Requeridos:
Base: Gestión de personas.
Módulos: Remuneraciones.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Para que un usuario tenga la facultad de visualizar o intervenir mínimamente en el proceso de pago debe tener activo los siguientes permisos en su configuración de perfil: "Empleados" en Lectura Sensible, "Documentos Empleado" en Lectura y "Procesos" en Modificación.
Por otra parte, para poder comenzar a trabajar con este nuevo proceso de pago es necesario que tengas activa la configuración general de "Habilitar Creación de Procesos", puedes solicitarle a SAC o a tu Jefe de Proyectos la activación en caso de cumplir con los módulos requeridos contratados:
Palabras Claves:
Proceso de pago, flujo de pago, nómina, etapas de proceso, reproceso.
También te puede interesar:
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!
