Objetivo: 

Este artículo está diseñado para que el usuario pueda importar o cargar masivamente instancias e-learning para los cursos de origen propio y Bukplay y además, para poder inscribir participantes masivamente a dichas instancias. 


Alcance / Limitaciones: 

Este procedimiento es aplicable a todos los usuarios que tengan rol "Superadmin" y "Admin" en su plataforma. Además, este importador solo está habilitado para los cursos de origen propio y bukplay, por lo que los cursos de origen Udemy, no aplican para este flujo. 

Recuerda que para poder hacer inscripciones de participantes, el curso debe tener material del curso.


Proceso:

Para acceder al importador de instancias y participantes, debes hacer clic en la sección "Importadores" del menú de la izquierda. 



Luego, selecciona la opción "Instancias y participantes e-learning"



Para poder llevar a cabo la carga masiva, este importador cuenta con 2 pasos. Cada uno de estos, tiene un excel que contiene 2 hojas, en donde la segunda hoja contiene la información para completar la primera y poder crear, ya sea la instancia o bien la inscripción 


Para una mayor claridad, en la misma vista se tiene la posibilidad de descargar una plantilla de ejemplo, la cual contiene todos los campos correspondientes a completar, su descripción, si el campo es requerido u opcional completarlo y un ejemplo concreto. 


Al descargarlo, veremos lo anteriormente mencionado:



A continuación, podrás realizar la carga masiva. Para esto, por cada paso, deberás descargar su "plantilla sin datos" para poder completarla con los datos necesarios. Una vez que completes cada plantilla, podrás subir el archivo y "Crear instancias" y/o "Inscribir participantes".



Paso 1: 

Para poder crear instancias, se debe descargar la plantilla sin datos del primer paso. Esta tiene la siguiente estructura: 

  • Hoja 1 - Paso 1 “Creación instancia”: (para mayor ayuda, existen campos que despliegan las posibles alternativas para completarlo) 

    • Código curso: el cual se debe sacar de la hoja 2 llamada “Código curso” 

    • Nombre instancia: solo aplicará para las instancias privadas que no sea la predeterminada, ya que esta última y la pública no se puede modificar el nombre 

    • Tipo de instancia: pública o privada

    • Fecha de inicio: en caso de no poner una, se completará con la fecha de creación 

    • Fecha de término: en caso de no poner una, quedará ilimitada 

    • Indexar a planificación DNC 

  • Hoja 2 - Código curso: esta hoja es informativa, a partir de la cual hay que sacar el código del respectivo curso al cual se le quiere crear una instancia

    • Nombre curso

    • Código curso









Una vez cargado el archivo con la información anterior, se deberá esperar a que se complete la carga y se podrá ver el detalle en el historial de abajo. 

Para una carga completamente exitosa, la respuesta debe decir “Todas las instancias creadas”. Este historial puedes verlo más abajo, el cual muestra la fecha de carga, el usuario que hizo la carga, el estado de la misma, el resultado, el archivo cargado y la respuesta del sistema. 

En caso de que el resultado no sea "Todas las instancias creadas", debes descargar el archivo en la columna "Respuesta" para ver el archivo subido con sus respectivos errores, corregirlos y volver a subir el archivo. 

 




Con esto listo, se podrá realizar el segundo paso:


Paso 2: 

Para poder cargar participantes a las instancias creadas, se debe descargar la plantilla sin datos del primer paso. Esta tendrá la siguiente estructura: 

  • Hoja 1 - Paso 2 “Inscripción”: 
    • Identificador participante 
    • Código instancia: se debe ir a buscar este dato a la hoja 2
    • Inscripción: requerida u opcional 
  • Hoja 2 - Código instancia: esta hoja es informativa, a partir de la cual hay que sacar el código respectivo de la instancia para hacer la inscripción. 
    • Nombre curso 
    • Nombre instancia 
    • Código instancia 
    • Vigencia 
    • Fecha de inicio 
    • Fecha de término 





Una vez cargado el archivo con la información anterior, se deberá esperar a que se complete la carga y se podrá ver el detalle en el historial de abajo. 

Para una carga completamente exitosa, la respuesta debe decir “Todos los participantes inscritos”. Este historial puedes verlo más abajo, el cual muestra la fecha de carga, el usuario que hizo la carga, el estado de la misma, el resultado, el archivo cargado y la respuesta del sistema. 

En caso de que el resultado no sea "Todos los participantes inscritos", debes descargar el archivo en la columna "Respuesta" para ver el archivo subido con sus respectivos errores, corregirlos y volver a subir el archivo.





Módulos Requeridos:

  • Base: Esencial
  • Módulos: Capacitaciones




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