Objetivo:
El objetivo de este artículo es proporcionar a nuestros usuarios información esencial para el cálculo de cesantías e intereses de cesantías. Detallamos diversas metodologías de cálculo, brindando así una guía integral para garantizar una gestión efectiva de este proceso fundamental dentro de las organizaciones.
Alcance / Limitaciones:
Proporcionar información detallada sobre metodologías de cálculo de las cesantías para garantizar una gestión efectiva del proceso de cálculo de la misma. El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, especialmente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina con nuestra plataforma.
Puede no contemplar casos excepcionales o particulares en algunos contextos empresariales.
Definiciones:
Cesantías: Las cesantías son una prestación social que se constituye en un ahorro para cuando el trabajador quede cesante, es decir, cuando finalice su relación laboral. Implica la compensación de 30 días de salario por cada año laborado, o en proporción al tiempo trabajado cuando este es inferior a un año.
Pago de las cesantías: Las cesantías se deben consignar al fondo de cesantías al que esté afiliado el colaborador con fecha límite el 14 de febrero del año siguiente al año en que se causaron Se paga directamente al colaborador únicamente cuando termina su contrato de trabajo o para inversiones relacionadas con vivienda. Cabe mencionar que, en cuyos casos, solo se pagan las del año en curso, ya que la de años anteriores, ya se han consignado al Fondo.
Intereses de Cesantías: El empleador debe pagar al trabajador los intereses del 12% sobre las cesantías causadas en el año o la fracción de este. Los intereses se deben pagar a más tardar el 31 de enero del año siguiente al año en que se causaron las cesantías. A diferencia de las cesantías, en el caso de los intereses se deben pagar directamente al colaborador. En caso de terminación de la relación laboral, estas se deben pagar, en la fecha en la que se retire el colaborador junto a las cesantías.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Código Sustantivo del Trabajo (CST), en sus artículos: 53, 249, 250, 253, 256, que indican, la obligación del pago de las cesantías, pérdida del derecho de esta prestación, salario base para el cálculo, prohibición de pagos parciales para fines diferentes a los que expresa la ley. Y el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 que señala todo lo relacionado a los intereses sobre cesantías.
Proceso en la Plataforma:
Para el cálculo de las cesantías, lo primero que validamos es si el colaborador realmente tiene derecho al pago de esta prestación, ya que se exceptúan casos de colaboradores con salario integral, pensionados, aprendices SENA y Estudiantes Universitarios. Seguido de esto, debemos verificar si el colaborador tiene salario Fijo o Variable, lo cual lo podemos ver desde su ficha en Resumen – Nuevo Trabajo – Sección Sueldo – Tipo Salario.
Si el tipo de salario es variable siempre se debe promediar tanto su sueldo base como los conceptos prestacionales para calcular la base de cesantías. Si el tipo de salario es Fijo, nos basamos en la metodología que tengas configurada en Configuración - Parámetros Generales – Metodología de Cálculo Cesantía Salario Fijo. Ten presente que esta opción es solo visible con tu usuario administrador, es decir, si por cualquier motivo, deseas modificarla, debes comunicarte con nuestro equipo de Servicio al Cliente, quienes con gusto te ayudarán.
Considerando que existen diversas interpretaciones sobre el cálculo de las cesantías, en Buk tenemos 3 formas distintas de hacerlo.
Para recrear los ejemplos, hemos considerado los siguientes comportamientos:
Sueldo base inferior a 2 SMMLV.
Metodología Aux. Transporte Cálculo Prestaciones: aux_transporte_mensual
Colaborador retirado el 30 de Junio y por ende son 30 días por mes para un total de 180 días de antigüedad (Desde Enero hasta Junio).
En meses aleatorios verás menos de 30 días efectivamente trabajados, considerando hipotéticamente que se deben a licencias no remuneradas, ausencias y suspensiones.
Ahora sí, te explicamos a continuación cada una las metodologías:
Primera Metodología: promedio_devengos_y_salario_variacion_salario.
Sueldo Base: Se promedia cuando existe una variación del sueldo base contractual en los últimos 3 meses. En caso contrario, considera el último sueldo base que tenga el colaborador, es decir, si estamos liquidando a la persona en el mes de Junio y vemos que tuvo un incremento de su sueldo base en Abril, entonces se promedian todos los sueldos bases recibidos, ya que dicha variación fue dentro de los 3 meses, incluyendo el mes de su liquidación (Abril/Mayo/Junio).
Si por el contrario vemos que el incremento fue antes de los 3 meses (Enero/Febrero/Marzo para el caso del ejemplo), entonces se considera el último sueldo base para efectos del cálculo.
Conceptos Prestacionales: Se consideran (promedian) cuando la variación de sueldo base contractual fue en los últimos 3 meses. En caso contrario, no se consideran para el total de la base. De acuerdo al comportamiento descrito en el párrafo anterior, se procede a validar si corresponde o no considerar el promedio de estos conceptos prestacionales de acuerdo a la variación que tenga el colaborador en su sueldo base contractual.
Veamos esto en ejemplos.
Primer Ejemplo:
A. Sueldo Base: NO tuvo variación de sueldo en los últimos 3 meses, por ende consideramos el último, es decir, $1.300.000.
B. Conceptos Prestacionales: Al no tener variación de sueldo base en los últimos 3 meses, entonces NO los consideramos, sería $0.
C. Aux. de Transporte: Sumamos lo devengado en cada mes y promediamos → 815.515/180*30= $135.919.
D. Base final: A + C → $1.300.000 + $135.919 = $1.435.919.
E. Cesantías: D/360 días del año * días efectivamente trabajados → $1.435.919/360*174= $694.028.
F. Intereses de Cesantías: E * tasa de interés * días contratados año / 360 días del año → $694.028*180*12%/360= $41.642.
Segundo Ejemplo:
A. Sueldo Base: SI tuvo variación de sueldo en los últimos 3 meses, por ende promediamos los sueldos bases, sería 7.500.000/180*30= $1.250.000.
B. Conceptos Prestacionales: Al tener variación de sueldo base en los últimos 3 meses, entonces si los consideramos, sería 750.000/180*30= $125.000.
C. Aux. de Transporte: Sumamos lo devengado en cada mes y promediamos → 815.515/180*30= $135.919.
D. Base final: A +B +C → $1.250.000 + $125.000 +$135.919 = $1.510.919.
E. Cesantías: D/360 días del año* días efectivamente trabajados → 1.510.919/360*174=$730.278.
F. Intereses de Cesantías: E * tasa de interés * días contratados año / 360 días del año → $730.278*180*12%/360= $43.817.
Segunda Metodología: promedio_devengos_promedio_salario_variacion_salario
Sueldo Base: Mismo caso de la metodología anterior. Se promedia cuando existe una variación de dicho sueldo en los últimos 3 meses. En caso contrario, considera el último sueldo base.
Conceptos Prestacionales: Siempre se consideran (promedian), es decir, a diferencia de la metodología anterior , independiente si la persona tuvo o no variación en su sueldo base, siempre se consideran los conceptos prestacionales para el cálculo.
Veamos esto con un ejemplo:
A. Sueldo Base: NO tuvo variación de sueldo en los últimos 3 meses, por ende consideramos el último, es decir, $1.300.000.
B. Conceptos Prestacionales: siempre se promedian, sería 750.000/180*30=$125.000.
C. Aux. de Transporte: Sumamos lo devengado en cada mes y promediamos → 815.515/180*30=$135.919.
D. Base final: A +B +C → $1.300.000 + $125.000 +$135.919 = $1.560.919.
E. Cesantías: D/360 días del año * días efectivamente trabajados → 1.560.919/360*174=$754.444.
F. Intereses de Cesantías: E * tasa de interés * días contratados año / 360 días del año → $754.444*180*12%/360= $45.267.
Tercera Metodología: ultimo_salario_promedio_devengos_variacion_salario_devengos.
Sueldo Base: Siempre se considera el último sueldo base contractual, independiente si varió en los últimos 3 meses o no.
Conceptos Prestacionales; Para que se promedien los conceptos prestacionales debe cumplirse alguna de las siguientes condiciones:
a. Que la persona haya presentado variación en su sueldo base contractual dentro de los últimos 3 meses, incluyendo el mes de liquidación.
b. Que la persona haya recibido algún pago por concepto de devengo prestacional dentro de los últimos 3 meses, incluyendo el mes de liquidación.
En el caso de que no se cumpla ninguna de las dos condiciones anteriores no consideramos estos devengos prestacionales en la base de cesantías.
Veamos esto con un ejemplo:
A. Sueldo Base: Consideramos el último, es decir, $1.200.000.
B. Conceptos Prestacionales: aunque no tuvo variación de sueldo en los últimos 3 meses, de igual manera se promedian, ya que la metodología nos indica que estos se consideran cuando la variación es de sueldo base o de devengos prestacionales, y en este caso, tuvo lo segundo, sería 225.000/180*30=$37.500
C. Aux. de Transporte: Sumamos lo devengado en cada mes y promediamos → 815.515/180*30=$135.919
D. Base final: A +B +C → $1.200.000 + $37.500 +$135.919= $1.373.419
E. Cesantías: D/360 días del año * días efectivamente trabajados → 1.373.419/360*174= $663.819
F. Intereses de Cesantías: F * tasa de interés * días contratados año / 360 días del año → $663.819*180*12%/360= $39.829.
Tabla Resumen:
Consideraciones importantes:
Además de revisar qué metodología tienes configurada, es importante que tengas en cuenta las siguientes consideraciones:
1.Desde Información – Exportadores – Personalizados – Nomina – Prestaciones puedes generar un reporte con toda la información que te ayudará a comprender el cálculo que está haciendo Buk.
2. Sí tienes duda con algún devengo, puedes revisar si este tiene marcado, o no, el check de Prestaciones, desde el modal lateral Administrativo - Ítems – Devengos
Importante conocer si el devengo tiene una versión anterior donde no haya estado marcado el check de Prestaciones y por ende en algunos meses no se esté considerando en el cálculo. En la misma ruta del punto anterior lo puedes revisar, en Antiguos puedes ver si se repite el mismo ítem que estás buscando y en la lupita visualiza toda la información de la configuración del ítem (para que hacía base, formula, vigencia, etc).
3. Ten en cuenta que las Licencias No Remuneradas, las Ausencias y las Suspensiones afectan el cálculo de las cesantías, en ese sentido, revisa que ausentismos tiene cargado el colaborador desde su ficha – Asistencia – Ausencias (desde la lupita puedes ver el detalle y así saber que tipo de licencia es).
También puedes revisar de manera masiva desde Información – Exportadores – Personalizados – Novedades
4. Los intereses de cesantías se calculan sobre el monto de las cesantías con la siguiente fórmula:
Monto cesantías * 12% * dias contratados /360
Es importante destacar que los días contratados en esta fórmula no se ven afectados por licencias no remuneradas, ausencias o suspensiones. Esto se debe a que las cesantías ya contemplan dichas afectaciones, evitando así una doble incidencia en el cálculo de los intereses.
5. Para efectos de cálculo de cesantías siempre consideramos el sueldo base contractual y no sueldo recibido en el mes, sin embargo, en casos de ingresos y retiros en fracción de mes si consideramos el sueldo recibido, ya que si consideramos el sueldo base contractual estaríamos incrementando la base (Esto aplica solo si el escenario nos lleva a promediar los sueldos bases recibidos).
6. Si el colaborador trabajó 30 días o menos, consideramos el sueldo base contractual, así como el total de devengos prestacionales.
7. Si el colaborador devenga menos de 2SMMLV y considerando que el auxilio de transporte hace base para cesantías, debes revisar qué metodología tienes configurada en Configuración – Parámetros Generales – Metodología Aux. Transporte Cálculo Prestaciones.
8. Ten presente que cualquier monto pagado parcialmente se restará del total a pagar. Puedes revisarlos en Información – Exportadores – Personalizados – Nómina – Devengos No Prestacionales.
Módulos Requeridos:
Base: Esencial.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Metodología de Cálculo Cesantía Salario Fijo la cual te permite establecer bajo qué forma deseas calcular y pagar las cesantías.
Metodología Aux. Transporte Cálculo Prestaciones que te permite establecer en qué forma deseas considerar el auxilio de transporte en el pago de tus prestaciones. Importante considerar que esta opción no determina el pago del auxilio en el comprobante de pago, ya que este se paga de acuerdo a los días efectivamente trabajados por tu colaborador.
Fuentes de Información:
Sustentos legales del Código Sustantivo del Trabajo (CST), además de la Ley 50 de 1990 - Gestor Normativo. (s. f.). Función Pública. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=281
y validaciones con nuestros consultores.
Palabras Claves:
Cálculo, cesantías, intereses de cesantías, metodologías, salario base contractual, devengos prestacionales, promedio.
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