Gestión de Personas

Objetivo: 

El objetivo principal de este artículo es guiar a los usuarios de Buk en la ejecución eficiente de los reprocesos en la nómina, incluso después de la fecha de pago del periodo pertinente. La intención es permitir ajustes precisos y oportunos cuando surjan errores o cambios en la información de los colaboradores tras el procesamiento inicial. Se desea que los clientes puedan manejar cambios en liquidaciones/boletas de pago/comprobantes ya pagadas dentro de un periodo aún abierto con confianza y precisión.

Alcance / Limitaciones: 

Este artículo es una guía para los usuarios de Buk que utilizan el módulo de remuneraciones y requieren hacer ajustes después de la fecha de pago. Con esta nueva funcionalidad, los usuarios pueden hacer cambios en un proceso tipo sueldo que ya ha sido pagado y se encuentra en un periodo abierto, generar un archivo bancario con las diferencias pendientes de pago, asignar descuentos por sobregiros en pagos futuros y producir un informe detallado de las diferencias. Sin embargo, hay que enfatizar que la funcionalidad solo permite reprocesar pagos de tipo sueldo, actuar después de que el proceso haya sido pagado y realizar cambios si la liquidación/boletas de pago/comprobante  aún está abierta.

Definiciones:  

• Archivo bancario: Es el archivo que se genera desde la plataforma y que se carga o envía al portal del banco para realizar el pago de las remuneraciones a sus colaboradores. 
• Segmento: Es una división de un conjunto de datos en grupos o categorías basadas en ciertas características o criterios, lo que permite realizar análisis más detallados y precisos.
• Proceso: Es un segmento de colaboradores con un criterio de agrupación especial (área, cargo, centro de costo, empresa, etc), para realizar el pago de la remuneración y generar por separado los archivos de: transfer/plano bancario, contabilidad, pagos previsionales y/o leyes sociales/seguridad social, Libros de Remuneraciones, liquidaciones/boletas de pago/comprobantes  y LRE según corresponda.
• Reproceso: Acción que permite hacer cambios en un proceso de tipo sueldo posterior al pago, permitiendo gestionar y registrar las diferencias. 
• Etapa “iniciado": Es el primer estado después de iniciar el reproceso y en el cual se pueden abrir liquidaciones/boletas de pago/comprobantes para ingresar todas las novedades o cambios.
• Etapa “en revisión”: Una vez se hayan hecho las cargas de todas las novedades, el administrador va a realizar la revisión del reproceso. Aquí las liquidaciones/boletas de pago/comprobantes se cierran automáticamente, garantizando que no se van a modificar, en caso de requerir hacer algún ajuste, siempre podrá retroceder al estado Iniciado y hacer las correcciones pertinentes. 
• Etapa “pagado”: Último estado, aquí el administrador marca el reproceso como pagado, indicando que ya liquidó las diferencias por pagar y/o asignó los descuentos correspondientes.
• Recalcular liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Proceso de actualización de los cálculos para generar las liquidaciones de sueldo y/o comprobantes de pago.
• Abrir liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Acción que permite cargar novedades (ítems, ausentismos) y/o realizar actualizaciones en las fichas de los colaboradores.
• Cerrar liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Acción para evitar que se carguen novedades (ítems, ausentismos) y/o realicen actualizaciones en las fichas de los colaboradores.
• Publicar liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Acción para permitir que los colaboradores puedan ver sus liquidaciones/boletas de pago/comprobantes de sueldo en el portal empleados.
• Notificar liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Acción para notificar vía e-mail a los colaboradores que su liquidación/boletas de pago /comprobante  de sueldo o de pago ya está disponible en el portal Buk para ser consultada.
• Sobregiro o monto a recuperar: Ocurre cuando la empresa paga más de lo que corresponde, generando un saldo a favor de la compañía, que debe ser recuperado a través de un descuento en la próxima remuneración del empleado. 
• Reporte de diferencias: corresponde a un archivo que entrega un detalle de las diferencias generadas en el reproceso.

Sustento Legal y Aplicaciones: 

El proceso de reproceso en Buk se basa en las necesidades de las empresas para realizar ajustes y correcciones en sus procesos de nómina y remuneraciones, incluso después de haber efectuado los pagos. Los errores humanos pueden surgir en cualquier proceso. La funcionalidad de reproceso permite a las empresas corregir estos errores y asegurarse de que los empleados reciban la compensación correcta.

Proceso: 

Para llevar a cabo un reproceso en la plataforma de Buk, sigue los siguientes pasos detallados:

Primero, verifica que tengas un proceso en estado “Pagado”. En la columna de acciones, en el módulo de "Procesos" identifica el ícono que simboliza la opción de iniciar el reproceso. Al seleccionar este ícono, se desplegará un modal solicitándote confirmación para comenzar el reproceso.

Después de confirmar tu deseo de iniciar el reproceso, te encontrarás con un resumen. Este resumen presentará información clave como:

• Sueldo líquido/neto a pagar: Representa el monto adicional que debes a tus empleados por cualquier cambio o novedad ingresada después del pago inicial. 
• Monto a recuperar: Es el saldo a favor de la empresa por un pago que excedió el monto correcto. Este saldo se recuperará a través de un descuento en la próxima remuneración del empleado. 
• Liquidaciones/boletas de pago/comprobantes: Se mostrará el número de liquidaciones/boletas de pago/comprobantes incluidas en el reproceso.

Es esencial recordar que cuando comienzas el reproceso, todas las liquidaciones/boletas de pago/comprobantes  aparecerán cerradas. Si es necesario hacer cambios o introducir novedades, como ausencias o ítems adicionales, deberás abrir las liquidaciones y hacer los ajustes necesarios en la ficha de cada empleado.

Posteriormente, y una vez ingresadas las novedades o ajustes, en la pestaña de “Liquidaciones/boletas de pago/Comprobantes”, encontrarás un campo denominado “Diferencia”, donde se reflejará cualquier variación entre el monto pagado originalmente y el sueldo recalculado durante el reproceso. 

• El signo negativo (-) indica que, con los ajustes, se le pagó más de lo que correspondía al empleado; por ende, es un monto que debes recuperar en la próxima liquidación/boletas de pago/comprobante. 
• El signo positivo (+) indica que, con los ajustes, se le pagó menos de lo que correspondía al empleado; por ende, no se generará un monto a recuperar en la próxima liquidación/boletas de pago/comprobante.

En la pestaña “Documentos y Pagos”, descubrirás dos archivos clave: El "Reporte de diferencias", que te brinda detalles de las diferencias generadas a nivel de cada empleado y el "Transfer/plano de diferencias", un documento diseñado para ayudarte a pagar las diferencias que surgieron en favor del empleado.

Esta misma pestaña te ofrece un resumen que desglosa el número de liquidaciones/boletas de pago/comprobantes  actualizados, la diferencia pendiente de pago, el sobregiro o la diferencia a recuperar y cómo esta actualización impacta el costo empresa, los impuestos/retención en la fuente y las leyes sociales/seguridad social.

El proceso de reproceso mantiene las mismas etapas del proceso, las cuales son:

• Iniciado: Aquí, puedes abrir las liquidaciones/boletas de pago/comprobantes e ingresar novedades como licencias, horas extra, descuentos, entre otros.
• En revisión: Una vez que se ha avanzado a esta etapa, las liquidaciones/boletas de pago/comprobantes se cierran, lo que impide cualquier cambio adicional. Esta etapa permite una revisión antes de generar el transfer/plano bancario y/o asignar sobregiros. Si es necesario hacer ajustes, se puede retroceder a la etapa "Iniciado".
• Pagado: Esta es la etapa final en la que el reproceso se considera completo, ya que se han pagado las diferencias y se han asignado los sobregiros.

Para avanzar de "Iniciado" a "En revisión", asegúrate de ingresar todas las novedades pendientes y verificar que no haya errores en la pestaña “Alertas”. Es importante destacar que en esta última pestaña figurará una alerta que indicará si existe un empleado cuya fecha de término de contrato coincide con el periodo del reproceso. La alerta es “empleado desvinculado. Sobregiro no podrá ser asignado a la siguiente liquidación/boletas de pago/comprobante”. De esta forma podrás prevenir descuadres entre la contabilidad y la caja. 

Posteriormente, y una vez revisadas las alertas haz click en “Continuar”. Si no se han introducido novedades, se dispone de la opción de “anular reproceso”. Sin embargo, si se introduce algún cambio que genere una variación, la opción de anular el reproceso no estará disponible a menos que se revierta dicho cambio.

Después de avanzar a "En revisión", para finalizar y avanzar a "Pagado", haz click en "Continuar" donde tendrás un resumen del pago al banco y donde podrás descargar y enviar el transfer bancario. Al confirmar presiona sobre "Enviar Pago". 

Una vez completado este paso, el reproceso estará en estado “Pagado”, indicando que ha sido finalizado adecuadamente. En la vista general de procesos, el estado actualizado se reflejará correspondientemente.

Consideraciones para anular un reproceso:

En el caso de que desees anular un reproceso, debes tener en cuenta que este debe estar en estado iniciado y no deben existir diferencias en las liquidaciones. Para hacerlo debes seguir la ruta: Procesos > Reproceso que desees modificar > Regresar a Iniciado > Anular Reproceso. Es de suma importancia tener en cuenta lo siguiente:

• Usa el reporte de diferencias (Procesos > Reproceso > Documentos y Pagos > Diferencias > Reporte de Diferencias) y el historial de cambios (disponible con Gestión de Personas Pro). Estas secciones contienen suficiente información para identificar qué cambios deshacer para anular el reproceso. Si deshaces los cambios correspondientes en las liquidaciones de cada colaborador, hasta el punto de no tener diferencias entre la liquidación actualizada y la original, será posible anular el reproceso, de lo contrario el sistema no te permitirá anularlo.

• Haz uso de los archivos del proceso original en caso de que se requieran hacer comparación de valores con el reproceso.

Consideraciones por País:

Te dejamos un pequeño diccionario para minimizar las confusiones entre los distintos significados de cada país.

Módulos Requeridos:

• Base: Gestión de personas esencial.
• Módulos: Remuneraciones.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas: 

Para poder utilizar la funcionalidad de "Reprocesos" deberás tener activa la configuracióngeneral de "Habilitar nuevas vistas de pago" y "Habilitar Creación de Procesos" cuyas habilitaciones podrán ser gestionada por el administrador de la plataforma. 

Palabras Claves: 

Reproceso, pendientes, diferencia, sobregiro, negativo, período, proceso, pago, mes, recuperar, monto, total, ítem, próximo, error, equivocación, corregir, aperturar, abrir, nuevas vistas.

También te puede interesar:

Nuevo proceso de pago de sueldos

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

Chat | Teléfono | Correo.

¡Felices te ayudamos!