Objetivo:
El objetivo de este artículo es brindar información a los administradores Buk sobre el addon de "Registros DT" el cual permite cargar la información contractual de los colaboradores directamente desde la plataforma, generando un flujo de proceso automatizado y más sencillo optimizando la gestión de carga de información de manera masiva.
Alcance / Limitaciones:
El addon es una herramienta que te permitirá enviar información contractual de tus colaboradores a la DT, de manera rápida y sencilla. ¿Lo mejor de esto? Que podrás hacerlo directamente desde Buk. Este addon no consiste en descargar ningún archivo que debas subirlo a la DT, se realiza todo desde la plataforma.
Por el momento, es importante tener en cuenta que existen ciertas consideraciones que restringirán la aplicabilidad de ciertos datos o contratos de colaboradores:
- Colaboradores sin RUT (con identificación extranjera)
- Contratos de colaboradores cuya contratación implica cambio de domicilio del trabajador. Esto quiere decir que si el empleado debe cambiar de domicilio debido al contrato de trabajo que se está suscribiendo, desde Buk no se puede reportar. Es un dato que lo solicita la DT.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La Dirección del Trabajo establece la obligación de que los empleadores registren todos los contratos de su personal en la web de la Dirección del Trabajo, de no hacerlo en un plazo de 15 días hábiles, el empleador estará incumpliendo a la norma pudiendo ser sancionado por este organismo. El proceso de registro consiste en completar un formulario virtual de 4 páginas en el cual se deben ingresar y seleccionar entre 50 a 70 datos aproximadamente, por lo que el trabajo de carga se hace muy tedioso, largo y propenso a errores. Se estima que la carga de datos de un solo contrato, se demora entre 4 y 12 minutos. Sumado a esto, el gran trabajo de recopilación de datos (por cada Colaborador) previo a la subida. Pensando en esto, se crea en Buk el addon de "Registros DT" con el fin de facilitar la carga masiva de contratos y anexos.
Cuando comiences a trabajar con el addon es necesario que en primer lugar establezcas ciertas configuraciones necesarias:
- Permisos del perfil de usuario quien utilizará la herramienta: Se podrán determinar los alcances del addon para el usuario mediante el permiso "Documentos Colaborador" donde existen diferentes opciones que amplían o limitan la interacción del usuario con respecto al módulo:
“Lectura”: Si desea visualizar el addon y descargar la información visualizada. Sin embargo, el usuario no podrá subir contratos ni anexos ni cambiar estados.
“Modificación”: Si desea visualizar el addon, descargar la información visualizada, subir contratos y anexos y cambiar estados.
“No”: No se le permitirá al usuario gestionar ni visualizar el addon.
Otra consideración importante es que tomes en cuenta que si el usuario en cuestión es delimitado por Áreas, según lo que se establezca en la configuración del mismo, solo verá las Áreas a las que tiene acceso. Esto con el fin de mantener la integridad y protección de los datos.
- Configuraciones necesarias: Antes de utilizar el addon, un requisito muy importante es que cuentes con la Configuración General Activa de "Habilitar Recintos", donde al estar activa, podrás crear recintos y asignarles a estos la información de la Comuna, Calle y Número al que corresponden. Puedes utilizar el Importador "Recintos" y el Importador "Áreas" respectivamente para ayudarte a definir los recintos de cada cual. Esta información es requerida por la DT y sin ella no se podría concretar el correcto traspaso de información a la DT. Te dejamos el artículo que explica a profundidad cómo crear y configurar los recintos en tu plataforma.
- Datos del Representante del Empleador/Legal: Debe definirse desde la configuración ubicada en el menú lateral Marketplace, sección Soluciones Buk, pestaña Contratadas de la plataforma. Allí haz clic en el botón Configurar de la tarjeta Registros DT y ubica la empresa en la que establecerás al Representante. Luego, en la casilla de "Representante del Empleador DT", selecciona a una persona del listado de representantes legales de la empresa. Ingresa su teléfono y, de forma opcional, su email. Una vez listo, guarda la información para establecer los cambios.
- Credenciales del Representante Electrónico: Es necesario que establezcas las credenciales del Represente Electrónico, que son RUT y Clave Única que son las mismas credenciales que utiliza este representante para ingresar a midt.dirtrab.cl, en caso de no completarlo, no podrá subir ningún contrato y la acción estará bloqueada hasta ingresar la información. Asegúrate que la persona correspondiente al RUT y Clave Única que vas a ingresar sea el Representante Electrónico de tu empresa antes de realizar el proceso. Si no lo es, el Representante Legal u otro Representante Electrónico de tu empresa puede hacer la gestión. Él mismo puede seguir el paso a paso acá.
Para ingresar las credenciales debes ir hasta el módulo "Administrativo" dando clic en "Empleados" seleccionando la opción de "Registros DT". Allí, en la sección de "Configuración" podrás definir a tu Representante Electrónico.
Al finalizar, presiona el botón "Confirmar". Al accionarlo, se visualizará un modal en el cual se detalla que la configuración del Representante Electrónico consiste en un proceso de validación que puede tomar entre 1 y 8 minutos desde el momento en que presiones "Validar". Mientras este proceso se ejecuta, es necesario esperar.
Nota: Buk no almacena la Clave Única del representante, esta será encriptada automáticamente al enviar información a la DT. Solo se requiere para el correcto uso del addon.
Al finalizar el proceso de validación, se mostrará un aviso del resultado del mismo. Podrás observarlo dentro de la pestaña ‘’Configuración’’. Este resultado puede ser exitoso, parcialmente exitoso, o no exitoso. Este resultado dependerá de si la validación de las credenciales se dieron para todas, algunas o ninguna de las empresas creadas en Buk.
Dentro de la pestaña de "Configuración", encontrarás un resumen de tu status de accesos. Justo debajo, en la sección resumida, se mostrará un estado de tus accesos. En la columna "Empresa" se enlistarán las empresas a las que puedes acceder a través de Buk. Estas son las empresas que has configurado para tu usuario en la plataforma. En la columna "Acceso", se indicará si tienes o no acceso en el sitio web de la DT como Representante Electrónico para cada una de las empresas que se encuentran en la columna "Empresa".
Esta validación indica que el usuario en sesión tiene permisos para todas las empresas de la columna Empresa, sin embargo, solo podrá subir contratos en la empresa en la que los datos de RUT y ClaveÚnica fueron validados en la DT. Si se requiere acceso para otras empresas, se deberá gestionar el permiso directamente desde la web de la Dirección del Trabajo.
Nota: El status de acceso que se muestra en esta tabla corresponde al último registro que se obtuvo ya sea por el registro de RUT y ClaveÚnica, o por un intento de envío de contrato. Para actualizar el dato de acceso es necesario correr el proceso de validación ingresando el RUT y ClaveÚnica. Si alguna de las empresas figura como "Sin Acceso" se recomienda verificar en la web de la DT si se posee el acceso como Representante Electrónico. En caso de ser así se recomienda volver a realizar la validación del RUT y la ClaveÚnica.Proceso:
Para subir un contrato o anexo, debes realizar una serie de pasos muy sencillos, sin embargo, considera revisar los permisos y configuraciones necesarias indicadas anteriormente.
El primer paso será seleccionar desde el módulo "Administrativo" la opción de "Registros DT". Allí ingresa a los colaboradores para los cuales quieras subir su información contractual a la DT y selecciona desde "Acciones" la opción de "Subir contratos" o "Subir Anexos"
Nota: Un anexo se puede subir sólo si el trabajador tiene un contrato registrado en la página de la DT. Si cambiaste el estado de carga de forma manual de Pendiente a Cargado, pero ese contrato no existe en la página de la DT, desde Buk verás la opción de Subir Anexo pero como resultado obtendrás un error.
Deberás confirmar la acción haciendo clic en ‘’Subir’’. Para revisar la información antes de cargar puedes dar clic en "Descargar" para hacer un repaso de la información a enviar. Una vez que hayas confirmado la acción se iniciará un proceso de análisis de datos para comprobar, en una primera instancia, si los datos que se envían desde Buk están correctos. Este proceso evalúa formatos y obligatoriedad de campos.
A continuación se iniciará un proceso de validación de datos donde se verificará si los datos son correctos para poder ser enviados a la DT.
Si al menos uno de los empleados seleccionados pasa a la etapa de validación se mostrará un mensaje que indicará la cantidad de colaboradores analizados y cuyos contratos o anexos serán subidos a la DT.
Si el proceso de envío fue exitoso, el sistema mostrará con un mensaje en color verde la cantidad de colaboradores cuyos contratos o anexos fueron enviados con éxito.
Si el proceso de validación no fue exitoso se mostrarán los errores en la misma vista los cuales podrás corregir desde el formulario de cada colaborador o bien, apoyarte del importador "Modificador DT" para facilitar la corrección de errores.
Existen diferentes tipos de errores, y para cada uno, existe un tipo de solución diferente. Por ello, se detalla lo siguiente:
- Error de datos: El usuario debe completar o corregir los datos que se solicitan, ya que pueden estar incompletos o ser incorrectos. No deben reportarse a SAC, ya que es un error que el usuario puede corregir.
- Error en la Carga: Se produce por un posible error en la DT. Se recomienda intentar subir nuevamente el contrato o anexo unos minutos después. Si el error persiste, comunicarse con SAC.
- Error en la DT o desconocido: Suele ser un error en la DT. Comunicarse con SAC.
- Error de credenciales: Se relaciona con la ClaveÚnica y RUT del Representante Electrónico. Se recomienda volver a ingresarlos en Configuración, para validar los mismos.
Cuando se valide la carga y ésta sea exitosa, habrás cargado exitosamente la información en la página de la DT.
Consideraciones Generales:
- Notificación de certificados de la DT: Si deseas configurar el mail donde llegarán los certificados de los registros, deberás hacerlo desde la web de la DT. Una vez en el portal midt.dirtrab.cl presiona en "Editar Empleador".
Luego, ingresa o edita el correo que se encuentra en la casilla de "Contacto Empleador" y listo, de esa manera quedará configurado el correo.
- Funcionalidad Cambiar Estado: Dentro de ‘’Acciones’’ en "Registros DT" podrás ubicar la función de ‘’Cambiar Estado’’. Esto permite cambiar el estado de la carga de forma arbitraria bajo criterio propio cuando se comete alguna equivocación en el envío de documentos. Recuerda que para revertir acciones deberás también hacerlo desde la DT y luego cambiar el estado desde Buk. Un caso de uso frecuente se basa en que, por ejemplo, si al activar el addon, Buk muestra a mis colaboradores en estado ‘’Pendiente’’, pero yo ya los subí a la DT hace tiempo. Entonces puedo seleccionar estos empleados y cambiarles el estado de ‘’Pendiente’’ a ‘’Exitoso’’.
- Importadores: Para facilitar el ingreso de datos de los colaboradores, se pueden usar diferentes Importadores y Modificadores, tales como el modificador ‘’Registros DT’’ que posee todos los campos que se reportan a la DT para poder ingresarlos de forma masiva; o el importador ‘’Áreas’’ para asignar Recintos de forma masiva.
- ¿Qué campos de información se utilizan para enviar la información a la DT?: Por último, ten en cuenta que para subir un contrato o anexo desde Buk a la DT se requiere de cierta información. Dado esto, en la siguiente tabla se detalla la información que solicita la DT y desde dónde se obtiene en Buk, con el fin de que puedas entender los campos que son clave para el correcto funcionamiento del addon:
Nota: En esta versión no se informa el tipo de jornada de trabajo Especial ART 23. En caso de dudas con jornadas asociadas a trabajadores portuarios, sugerimos contactar a la DT al correo puertos@dt.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas.
- Addons: Registros DT.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Es necesario tener activa la configuración de "Habilitar Recintos", donde al activar, se deberán crear los Recintos y asignarlos a las Áreas correspondiente debido a que parte de la información que pide la DT son datos como la Comuna, Calle y Número. Sin los Recintos, estos datos no existirían, y por lo tanto, no se podría enviar contratos a la DT.
Fuentes de Información:
¿Cuál es el plazo para que un empleador o empleadora realice el registro del contrato de trabajo? (s. f.). DT - Consultas. https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-121030.html
¿Qué es el registro de contrato de Trabajo? (s. f.). DT - Consultas. https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-121028.html
¿Qué sucede si transcurrido el plazo de 15 días hábiles, el empleador o empleadora no registra el contrato de trabajo? (s. f.-a). DT - Consultas. https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-121039.html#:~:text=Centro%20de%20consultas&text=Transcurrido%20el%20plazo%20de%2015%20d%C3%ADas%20h%C3%A1biles%20el%20empleador%20o,ser%20sancionado%20por%20este%20Servicio.
¿Qué sucede si transcurrido el plazo de 15 días hábiles, el empleador o empleadora no registra el contrato de trabajo? (s. f.-b). DT - Consultas. https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-121039.html
¿Quiénes están obligados a registrar un contrato de trabajo en el sitio web de la DT? (s. f.). DT - Consultas. https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-121029.html
Palabras Claves:
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Cómo generar documentos con requerimiento de firma de forma individual y masiva
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