Objetivo:
Proporcionar una guía detallada sobre cómo configurar, asignar y gestionar diferentes tipos de vacaciones y sus respectivas políticas en Buk. El objetivo es optimizar el proceso y asegurar una administración adecuada de las vacaciones de los colaboradores, al tiempo que se garantice el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables en México.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo cubre los pasos y características específicas para la configuración de tipos de vacaciones y políticas asociadas dentro de Buk. Sin embargo, es crucial señalar que la creación de tipos de vacaciones y políticas solo puede realizarse de forma individual. Aunque se presenta un enfoque completo sobre el uso de las herramientas y funciones disponibles en Buk, los usuarios deben tener en cuenta que la correcta implementación dependerá de las necesidades y políticas internas de cada empresa.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Las vacaciones y sus aspectos asociados, como el recargo o la Prima Vacacional, están regulados por la Ley Federal del Trabajo en México. Esta legislación establece las bases mínimas para el otorgamiento y disfrute de las vacaciones, así como las obligaciones del empleador y los derechos del trabajador en relación con el descanso anual remunerado. La plataforma ofrece herramientas para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones legales. Además, su correcta configuración y uso permitirán a las empresas optimizar la administración de las vacaciones, reducir posibles errores, mejorar la eficiencia operativa y potenciar la satisfacción de los empleados.
Proceso en Plataforma Individual para la Creación:
En Buk, sólo podrás crear tus tipos de vacaciones y políticas de forma individual, para esto primero debes dirigirte a "Administración" que se ubica mediante el icono del engranaje y seleccionar "Tipos de Vacaciones".
Al acceder, verás las vacaciones ya configuradas y, si necesitas añadir un tipo adicional, puedes hacer clic en "Crear Tipo".
Al seleccionar esta opción, se te pedirá que completes una serie de campos y que elijas diversas configuraciones, tales como:
- Nombre: Identificador principal del tipo de vacación que estás creando.
- Código: Un identificador único que permitirá diferenciar este tipo de vacación de otros en el sistema.
- Pago de Prima Vacacional: Determina si será "Pago por evento" o "Pago por aniversario".
- Método de aprobación: Determina quién aprueba las solicitudes de vacaciones. Las opciones son: "Recursos Humanos", "Supervisor" o una combinación de ambos.
- Notificar Supervisor: Decide si quieres que las solicitudes de vacaciones se notifiquen automáticamente al supervisor.
- Descripción: Un espacio opcional para proporcionar detalles adicionales sobre este tipo de vacación.
- Limitar Sobregiro: Establece si permitirás que los colaboradores sobrepasen su saldo de vacaciones.
- Días de Sobregiro: En caso de permitir sobregiros, define cuántos días se pueden exceder al solicitar vacaciones.
- Vencible: Determina si este tipo de vacación tiene un plazo de vencimiento.
- Plazo de vencimiento (meses): Establece la duración en meses del periodo de vencimiento.
- Habilitar Vacaciones Parciales: Permite que las vacaciones se soliciten en fracciones, como medio día.
- Generar Certificado: Marca esta opción si deseas que se genere un comprobante de vacaciones en los documentos del empleado.
- Incluir en el finiquito: Decide si este tipo de vacación se incluirá en los cálculos de indemnización de feriado.
- Incluir en SAT e IMSS: Marca esta opción si deseas que incluya este tipo de vacación en el timbrado CFDI y en el cálculo del SBC.
Además, las funciones avanzadas garantizan una experiencia más personalizada, adaptada a las necesidades específicas de cada empresa. A continuación, se presentan una serie de características avanzadas que puedes aprovechar para optimizar y personalizar aún más el proceso de asignación y solicitud de vacaciones en la plataforma.
- Solicitable: Al marcar esta opción este tipo de vacación será solicitable por el empleado.
- Forma de cálculo:
- Días Corridos: Esta opción permite que, al solicitar vacaciones, se cuenten todos los días (incluidos fines de semana y festivos) y no solo los días laborables.
- Días hábiles: Esta opción permite que, al solicitar vacaciones, se cuenten de lunes a viernes (excluido fines de semana y festivos).
- Días Laborales: Esta opción permite que, al solicitar vacaciones, se cuenten de acuerdo a la formada jornada laboral del colaborador (incluidos fines de semana y festivos).
- Recargo: Esta opción permite configurar el incremento automático en los días de vacaciones con base en la antigüedad del empleado, conforme a lo establecido por la Ley Federal del Trabajo en México.
- Base de cálculo de días: Define si querrás que se calcule en base a 365 días o 360 días.
- Seleccionar política por defecto: Esta opción permite establecer una política predeterminada de vacaciones para todos los nuevos colaboradores, simplificando el proceso de asignación.
Una vez todo configurado presiona sobre "Guardar" para dejar registrado el Tipo de Vacación. Ahora, el siguiente paso es definir políticas de devengo específicas para ese tipo. Esto se logra seleccionando el icono de la lupa asociado al tipo de vacación que acabas de crear.
Al hacerlo, podrás crear una nueva política dando clic al botón de "Nueva Política" donde especificarás detalles como el nombre, el código y la descripción, y en los recuadros numéricos, podrás ingresar la cantidad de días devengados por año, la prima vacacional y los días de aguinaldo.
Esto permitirá que el sistema asigne automáticamente los días de vacaciones a los colaboradores que tengan asignada la política. Al terminar de definir, presiona sobre "Crear".
Proceso en Plataforma Individual para la Asignación:
Ya con los tipos de vacaciones y políticas creadas, se deberán asignar a los colaboradores para el devengo, existen dos formas de asignar vacaciones y políticas: Siguiendo el flujo individual y el masivo. A continuación te mostraremos el individual.
Para gestionar las vacaciones de un empleado, accede a su ficha, luego presiona sobre la pestaña de "Vacaciones" y después en "Asignación". Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo.
Para asignar una nueva política y/o tipo de vacación deberás completar los siguientes campos:
- Tipo de Vacaciones: Selecciona el tipo de vacación que deseas asignar.
- Política de Vacaciones: Elige la política correspondiente.
- Inicio Cálculo de Vacaciones: Fecha en la que se comienza a considerar la antigüedad del empleado para el tipo de vacación seleccionada. Si se deja en blanco se considerará la fecha de ingreso a la compañía.
Si necesitas agregar otra política de vacaciones, haz clic en el ícono "+" y te encontrarás nuevamente con los 3 campos para completar. Luego de rellenarlos, presiona "Guardar". Después de completar la información Buk calculará automáticamente los días de vacaciones que el colaborador ha acumulado desde su última fecha de asignación o "Inicio Cálculo de Vacaciones".
De esta forma podrás asignar y/o editar tu política de vacaciones de forma individual.
Proceso en Plataforma Masivo para la Asignación:
Hay dos herramientas clave para homologar el flujo individual: El Importador y el Modificador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Que servirán para cargar la información por primera vez y para modificar la información existente respectivamente.
En primer lugar, para acceder al importador dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Al hacer clic, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Con este importador puedes añadir nuevas políticas de vacaciones, pero no editar las ya existentes. Si lo comparamos con el flujo individual, esta herramienta te proporciona la función del botón "+".
Al descargar el plantilla debes completar:
- RFC: Ingresa el RFC del Empleado respetando el formato: MELM8305281H0.
- Código de Ficha: Ingresa el código de ficha del Empleado. Puedes dejarlo en blanco si solo tiene una ficha.
- Código de política: Es el código de la política (Debe coincidir con alguna de las opciones que se muestran en la pestaña “Listas”).
- Inicio Cálculo de Vacaciones: Fecha en la que se comienza a considerar la antigüedad del Empleado para el tipo de vacación seleccionado. Si se deja en blanco, se considerará la fecha de ingreso a la compañía.
Tras completar la plantilla, haz clic en "Seleccionar archivo" y sube el documento. La información se mostrará en la ficha del empleado.
Por otra parte, si deseas editar las políticas asignadas dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones" (modificador). Al hacer clic, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Este permite editar políticas ya existentes, pero no añadir nuevas. Si lo llevamos al flujo individual este importador te da acceso a modificar los campos Inicio Cálculo de Vacaciones, Tipo de Vacaciones y Política de Vacaciones de las políticas ya asignadas.
Al descargar el template, verás todas las políticas del mes activo en Buk. Este archivo traerá toda la información visible en el modal más el RFC y el Código de Ficha de los colaboradores.
Dentro del template, modifica lo necesario y luego sube el archivo desde la opción de "Seleccionar Archivo". Las modificaciones realizadas se visualizarán en cada ficha del colaborador.
De esta manera, podrás asignar y/o editar tus políticas de vacaciones de forma masiva.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
Palabras Claves:
Vacaciones, políticas de vacaciones, devengar, asignar, cálculo, legales, administrativos, RFC, prima vacacional, modificar, editar, desasignación.
¿Cómo cargar saldos de vacaciones?
Nuevo sistema de provisión de vacaciones
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