Aprende a configurar y gestionar beneficios y planes de beneficios que le entregas a los colaboradores de tu organización, ya sea a nivel general, por áreas o individual. Puedes crear beneficios flexibles asociado a sistema de puntos. Puedes Configurar el flujo de aprobación, integrar beneficios a remuneraciones y asistencia, haciendo de éste un sistema integral de Recursos Humanos. Los Beneficios tiene como objetivo conciliar la vida laboral y personal de los colaboradores.
A) ¿Cómo crear Planes y Beneficios para tus colaboradores?
Para crear planes y beneficios debes acceder a Cultura>> Beneficios >> Administración>> Planes >> Crear plan:
1. Crear Planes
Los planes tienen como objetivo segmentar beneficios para asociarlo a un grupo específico de colaboradores.
Para crear un plan debes ir a la ruta anteriormente mencionada, luego asignarle un nombre al plan, una versión y agregar a los participantes (colaboradores) que serán parte de ese plan de beneficios.
2. Crear Beneficios
Para crear un beneficio debes ir a Cultura>> Beneficios >> Administración>> Beneficios >> Crear beneficio:.
Un Beneficio puede tener múltiples versiones y al crear un beneficio por primera vez, se crea automáticamente la primera versión con el mismo nombre del beneficio.
Para editar una versión debes editar el beneficio y agregar versión, el cual deberás configurar si estará disponible para toda la empresa o asociado a un plan, el nombre de la versión y los puntos de este si utilizas el sistema de puntos:
Nombre: Puedes asignar un nombre al beneficio.
Descripción: Puedes agregar una descripción del beneficio.
Información Adicional: Puedes agregar información adicional que consideres relevante en el beneficio.
Tipo de Beneficio: Éste puede ser Monetario (El cual puedes integrar con el módulo de remuneraciones), Días (El cual se puede integrar con asistencia al solicitar un día de vacaciones o día administrativo) u Otros.
Puntos: Asignas puntos manualmente o puedes asignar puntos de forma masiva.
Archivo adjunto: Puedes adjuntar documentos necesarios para la solicitud del beneficio.
Añadir Atributo: Puedes añadir información que necesitas que un colaborador responda para poder gestionar de mejor manera el Beneficio. Por ejemplo: Texto, fechas, archivos, etc.
URL: Puedes adjuntar una dirección de URL.
Banner: Puedes asignar una fotografía al Beneficio. Se recomienda que el tamaño sea 61x600 aprox, ya que dependerá del tamaño de la pantalla, pues la imagen es responsiva.
Sin aprobación: Al configurar esta opción, permitirás que el beneficio se muestre aprobado por defecto para todos y será visualizado por los colaboradores en Beneficios>> Disponibles>> Mis Beneficios:
Con aprobación: Significa que configurarás el flujo de aprobación, donde lo puede aprobar solamente la Jefatura o generar una doble aprobación en donde la jefatura pre- aprueba y RRHH aprueba. Por lo tanto, será un beneficio que el colaborador deberá solicitar y estará sujeto a aprobación. Para ello el colaborador deberá ir a Beneficios >> Disponibles >> Solicitables.
Recurrente: Puedes configurar que se solicite más de una vez, dentro de períodos definidos.
Fijar plazo de solicitudes: Puedes acotar el periodo en el que estará disponible la solicitud del beneficio.
Generar Certificado: Puedes generar un certificado con firma electrónica al momento que el colaborador solicite el beneficio.
Beneficio disponible para toda la empresa: Significa que ese beneficio estará disponible para todos, de lo contrario deberás crear planes de beneficio.
Luego de completar y/o verificar todos los campos, le das en guardar:
3. Integrar Beneficios con Remuneraciones
Integrar con Remuneraciones: Si tienes un beneficio monetario y quieres que se integre con remuneraciones debes crear previamente los ítems correspondientes, para ello debes crear el ítem e indicar que es asignable a través de un beneficio en las opciones Avanzadas.
ítem: Si el monto es igual para todos al crear la versión del beneficio solo habrá que seleccionar la cantidad de meses que se asignara, en cambio, si es distinto por persona, al crear la versión del beneficio habrá que seleccionar la cantidad de meses que se asignara y además el monto:
Luego cuando creas el beneficio debes seleccionar la opción “Integrar con remuneraciones”, de esta manera el beneficio y el ítem quedan vinculados.
B) Flujo de aprobación de Beneficios
Una vez que tengas configurado tus beneficios monetarios y lo hayas integrado con Remuneraciones tus colaboradores podrán solicitar tales beneficios directamente desde su ficha, donde su jefe directo podrá pre aprobarlo para que el Equipo de RRHH finalice el flujo (aprobando o rechazando) el beneficio.
Cuando el colaborador solicita el beneficio monetario, aparecerá en la lista de solicitudes del administrador:
Por último, el administrador deberá aprobar la solicitud para que se ingrese automáticamente en la ficha del empleado, indicando la fecha de inicio de la asignación del ítem.
Al estar aprobado el beneficios, se visualizará en la ficha del empleado y cargado en su liquidación.
C) Asignar a tus colaboradores los Planes de Beneficios
Luego de tener creados los beneficios y sus respectivos planes vincularlos a los colaboradores correspondientes.
Puedes realizar cargas masivas, para ello debes ir a Importadores >> Cultura >> Planes de Beneficios:
Debes completar el template (Excel) con el rut del empleado y el plan, que ya está previamente creado:
Sistema de Puntos
Puedes cargar puntos a tus colaboradores de forma masiva y luego al crear los beneficios asignarle puntos a cada uno. Esto les permite flexibilidad a los colaboradores para decidir sus beneficios en base a la gestión de sus propios puntos disponibles.
Para cargar los puntos debes ir a Importadores >> Cultura >> Puntos De Beneficios
Debes completar el Template (Excel) con el rut del empleado y los puntos a añadir.
Finalmente, cuando ya hayas vinculado los beneficios a tus colaboradores, podrás analizar y gestionar mediante reportes mensuales:
Para extraer reportes de las solicitudes de beneficios, debes ir a Exportadores>>Personalizados>>Beneficios y seleccionar la información que necesites:
Personaliza tu reporte según los datos que desees analizar:
