Revisa los pasos para poder generar documentos con firma electrónica y notificar de forma masiva a los colaboradores y Representante Legal.
En primer lugar, debes activar en Administración > Parámetros generales> Habilitar firma electrónica
Posteriormente debes habilitar la firma electrónica en las plantillas que desees que sean firmadas Administración > Plantillas> Editar “en el lápiz”
A continuación, podrás visualizar edición de plantilla en donde tendrás que habilitar Firmar empleado y firma Representante legal, para que las modificaciones sean aplicadas debes dar clic al botón Guardar al final de la página.
Una vez que tengas las configuraciones listas, podrás generar los documentos a los colaboradores de forma masiva.
Masivo:
En el menú de la izquierda debes de ir a Otros> Documentos >Acciones> Generar Documentos
Al finalizar esta acción, debes seleccionar la plantilla del documento que deseas generar (1), puedes filtrar por nombre, RFC, cargo, área, subárea, fecha de ingreso y/o Empresa (2). Una vez identificado al grupo de colaboradores que deseas generar el documento, los seleccionas y das clic al botón Acciones> Generar documentos.
A continuación, aparecerá un mensaje de “Documentos Generados” y podrás visualizar en Todos los documentos .
Modificación Masiva a empleados
Para hacer la notificación de forma masiva a los colaboradores solo debes seleccionarlos ir a Acciones>Notificar a empleados.
Te saldrá un mensaje que te dirá “si estas seguro de realizar esta acción”>Dar clic en Aceptar, y enviará el mensaje que la notificación a los empleados fue enviada.
Cómo se visualizan los colaboradores:
A los colaboradores les llegara un correo electrónico al e-mail que tienen asignados en sus datos personales
Al dar clic en firmar, redireccionara a la pagina Buk del empleado y se desplegará el siguiente mensaje, el empleado debe poner su clave de ingreso a la plataforma.
Una vez ingresada la contraseña el sistema enviara un correo con un código de verificación, se debe de introducir el código y firmar.
Posterior a firmar el documento se desplegará el siguiente mensaje, “Firmaste exitosamente este documento”, con esto habremos concluido la forma del documento.
El trabajador podrá visualizar en Ficha>Documentos la firma electrónica realizada.
Por otro lado, el administrador podrá verificar los documentos firmados dirigiéndose a Otros> documentos
Ahora solo queda que el Representante legal firme los documentos generados. Para realizarlo de forma masiva el Representante legal debe ingresar a Otros>Documentos> Todos los documentos> Acciones> Firmar documentos.
De esta forma desplegará el siguiente mensaje al cual debe aplicar Continuar> Se enviará un código de seguridad al e-mail del representante legal el cual debe ingresar, dar clic al botón> Firmar Documentos.
Puedes verificar los documentos firmados en la sección de Pendientes si es que aún falta la firma de los colaboradores
Puedes verificar que los documentos ya fueron firmados en la sección de “Todos los documentos”
De esta forma el documento se encuentra firmado por el colaborador y el representante legal, así mismo, podrás visualizar la ficha del colaborador>Documentos y dar clic al documento firmado
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 