Objetivo: 

Este artículo tiene como objetivo proporcionar a los usuarios una guía sobre cómo configurar y gestionar integraciones en la plataforma. A través de una serie de pasos claros y ejemplos prácticos, los lectores aprenderán a utilizar eficazmente las diferentes integraciones disponibles en el portal de LMS. La guía abordará el proceso paso a paso para configurar cada extensión, lo que permitirá a los usuarios aprovechar al máximo las capacidades de la plataforma y mejorar la experiencia del usuario.


Alcance / Limitaciones: 

El artículo se centrará en mejorar la experiencia del usuario al permitirles sacar el máximo provecho de las funciones de la plataforma, como el soporte en vivo, la autenticación simplificada y la sincronización de datos. Sin embargo, cada usuario deberá velar por la obtención de datos con la plataforma a integrar, el equipo de SAC estará disponible para atender consultas sobre los apoyos que desde Buk Capacitaciones podemos entregar.


Proceso:

Para poder configurar las extensiones en la plataforma dirígete al ícono de usuario. Allí presiona "Extensiones". En esa visual podrás revisar el listado de extensiones donde podrás editar la extensión o activar o desactivar la extensión según sea necesario.


 


Dentro de las extensiones disponibles en nuestro portal de LMS se encuentra:

 

  • Intercom: Es el chat que permite entregar soporte en vivo a los usuarios de la plataforma. Al editar la integración deberás completar el ID de tu aplicación y guardar los cambios desde el botón "Guardar Cambios".



  • Buk: Facilita la sincronización de los usuarios registrados en la plataforma de Buk (activos e inactivos). Esta acción se desarrolla automáticamente cada día a las 9:00 am, sin embargo, se puede sincronizar manualmente desde “Centro de Datos” presionando el ícono de sincronización con Buk. Esta integración contiene los siguientes campos: Rut, Nombre, Apellido, mail, jefatura, tramo Sence, estado (activo o inactivo), imagen de perfil, departamento, cargo y división.


Para poder activar esta integración, deberás completar los datos de nombre del ambiente en Buk, dominio del ambiente (por ejemplo sac.buk.cl), y la API Key (que es la Clave Única otorgada por Buk para poder extraer la información). Una vez completado presiona en "Guardar Cambios". Recuerda que debes entregarle a tu proveedor de BUK el API Key de Buk Capacitaciones, puedes solicitarlo a tu consultor/a de felicidad o a través del chat de Intercom.


 

  • Auth0: Integración que permite hacer SSO (Single Sign On) en Buk Capacitaciones, lo que significa que los usuarios no necesitan tener una contraseña en Buk Capacitaciones para poder autenticarse y acceder, sino que podrán entrar con su clave de Auth0.

Al editar la integración, deberás completar los siguientes datos: Dominio (referente al dominio de autenticación, por ejemplo: boost.autho.com), ID del cliente (cliente Auth0), clave del cliente y label de botón en página de inicio ( referente a al texto del botón mostrado en la página de inicio). Para finalizar, presiona en "Guardar cambios".


 

  • WhatsApp: Es la integración que permite contar con WhatsApp como el chat que da soporte en vivo de la plataforma. Al editar la integración, deberás ingresar el número de teléfono que responderá el chat en la casilla de "Número de teléfono". Para finalizar, guarda los cambios en el botón de "Guardar Cambios".



  • Google: Integración que permite hacer uso de SSO (Single Sign On) en Buk Capacitaciones, lo que significa que los usuarios no necesitan tener una contraseña en Buk Capacitaciones para poder autenticarse, sino que podrán entrar con su clave y usuario de Google. Al editar la integración, deberás completar la información del ID y la clave del cliente. Para finalizar presiona en "Guardar Cambios".




  • Azure Active Directory: Integración que permite hacer SSO (Single Sign On) en Buk Capacitaciones, lo que significa que los usuarios no necesitan tener una contraseña Buk Capacitaciones para poder autenticarse, sino que podrán acceder con su clave de Azure Active Directory. Al editar la integración, deberás completar la información del Tenant, ID y clave del cliente. Una vez definido, presiona "Guardar Cambios".



  • Facebook: Integración que permite hacer SSO (Single Sign On) en Buk Capacitaciones, lo que significa que los usuarios no necesitan saber una contraseña Buk Capacitaciones para poder autenticarse, sino que podrán entrar con su clave de Facebook. Al editar la integración, deberás completar la información del ID y la clave del cliente. Una vez definido, presiona "Guardar Cambios".



  • Key Cloak: Integración que permite hacer SSO (Single Sign On) en Buk Capacitaciones, lo que significa que los usuarios no necesitan tener una contraseña en Buk Capacitaciones para poder autenticarse, sino que podrán entrar con su clave de Key Cloak. Al editar la integración, deberás completar la información de la Url Base, Realm, ID del cliente (Client ID), clave del cliente (Client Secret), label de botón de página de inicio y logo de botón en página de inicio. Una vez definido, presiona "Guardar Cambios".



  • SENCE: Integración que permite registrar la asistencia y evaluaciones de los cursos de cada usuario, tanto en Boost como en SENCE. Es decir, al activar esta integración, en un curso específico que se financie vía sence, se podrá registrar la información en ambas plataformas para así hacer más fácil las gestiones requeridas.

  • Udemy: Integración que permite activar o desactivar el catálogo de cursos Udemy. Es importante mencionar que para poder habilitar la integración, debes contar con un Plan Enterprise en una cuenta Udemy Business. Una vez que tengas esa cuenta, contáctate con tu equipo de implementación o SAC para que habilite la extensión.



Con la confirmación del área de proyectos o SAC, podrás dirigirte a la extensión y entrar a editarla.  Al editar la integración, en la primera pestaña, deberás completar la siguiente información: Subdominio, ID de la organización, ID cliente, secreto cliente, estado de la conexión, envío de correos base y recordatorios y creación de instancias públicas.

En caso de activar "Enviar correos base y recordatorios", funcionará igual que la configuración general de los cursos, enviándose correos base en la fecha de inicio y recordatorios para aquellos que no han completado el curso al 100%, cada dos días, un máximo de 5 veces. Por defecto, esta opción viene desactivada, lo que significa que los cursos Udemy no enviarán ningún mail desde sus cursos a los participantes. Sin embargo, se puede activar para que todos los cursos envíen correos o bien se pueda acceder a cursos específicos para activar el correo y recordatorio a sus participantes. 


En caso de activar "Instancias públicas", todos los cursos estarán disponibles en el buscador para colaboradores con licencia activa. Además, se podrá definir si esta configuración se quiere hacer retroactivamente o no. Por el contrario, si no se activa, el administrador tendrá que hacer las inscripciones manualmente. 

  • Consideraciones importantes: 
    • En caso de que un curso no tenga inscripciones ni se ha entrado a configurar, toma la visibilidad configurada en la extensión 
    • En caso de que el curso tenga inscripciones o bien se haya entrado a configurar, tenía una instancia pública y se cambia la extensión para que todo quede privado (con toggle desactivado), se mantiene la instancia pública; no se elimina 
    • En caso de que el curso tenga inscripciones o bien se haya entrado a configurar, tenía una instancia privada y se cambia la extensión para que haga instancias públicas (con toggle activado) pero sin retroactivo, el curso seguirá siendo visible en el buscador.


Considera que en la segunda pestaña, podrás acceder al listado de usuarios vinculados en Udemy y el LMS, donde es importante que tengas en cuenta que para que un usuario pueda acceder a un curso de Udemy directamente desde el portal del colaborador del LMS, debe estar vinculado a un usuario activo de Udemy. Esta coincidencia es mediante el correo electrónico. Es decir, para que funcione, todo usuario debe estar activo en Udemy y vinculado al LMS mediante un mismo correo electrónico en ambas plataformas. 


Junto a lo anterior, es de suma importancia saber que en caso de desactivar la integración, todos los cursos dejarán de verse (tanto para el administrador como para el colaborador) y por ende, también dejarán de aparecer en las mallas. Esto generará que en las mallas se cree una nueva versión a la cual se migran todos los participantes que estaban inscritos con los nuevos cambios (malla con curso eliminado). Lo anterior no quiere decir que se elimina la data, pero sí el acceso al curso.



  • Bukplay: Integración que permite activar o desactivar el catálogo de cursos Bukplay
    Al entrar a editar esta extensión, se muestra la opción de realizar una instancia pública para todos los cursos de Bukplay. 
    En caso de activar la opción “Instancias públicas”: 
    • Podrá, además, activar una “Configuración retroactiva: Esto significa que, se crearán instancias públicas para todos aquellos cursos bukplay que estén cargados en el ambiente y que a la fecha no están públicos. 
      • En caso de dejarla desactivada, solo se crearán instancias públicas para los cursos nuevos por estrenar en los siguientes meses
    • y además de eso, guardar cambios, y luego desactivar la opción, NO implica que las instancias públicas se eliminarán, por lo que se seguirán viendo


En caso de no activar la opción “Instancias públicas”: 

  • Todos los cursos Bukplay quedarán con las configuraciones actuales 


Para los cursos nuevos (que aún no se estrenan), se crea una instancia predeterminada sin fecha fin y si en la extensión tiene habilitada la opción de hacer instancia pública, entonces además crea la instancia pública para esos nuevos cursos, sin fecha fin


  • Compartir en RRSS: Integración que permite activar o desactivar las diferentes RRSS para poder compartir los logros de los usuarios colaboradores al finalizar los cursos aprobados.




Módulos Requeridos:

  • Base: Esencial
  • Módulos: Capacitaciones


Palabras Claves: 

Buk Capacitaciones, Integraciones, Facebook, WhatsApp, SSO, Intercom, SENCE, Buk Play, Udemy


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