Objetivo

Este artículo tiene como fin guiar a los usuarios en la creación y gestión de reportes personalizados en la plataforma, aprovechando tanto las métricas cuantitativas predefinidas como las categorías cualitativas personalizadas. Se busca proporcionar una herramienta eficaz para el análisis y seguimiento de datos relevantes provenientes de diversos módulos (presencial, mallas, e-learning), lo que es esencial para la toma de decisiones informadas y la evaluación de indicadores clave.


Alcance / Limitaciones: 

El contenido está destinado a usuarios con autorización para generar reportes, típicamente administradores o responsables de capacitación. Es crucial reconocer que los datos de los reportes no son retroactivos. Por lo tanto, resulta esencial completar todas las categorías personalizadas de los colaboradores antes de iniciar cualquier curso para asegurar su correcta inclusión en los reportes.


Proceso:

Para elaborar un reporte personalizado, el usuario debe empezar por dirigirse a la sección de reportes. Una vez allí, seleccionar la opción de "General" y después optar por crear un "Reporte personalizado". 





Es importante que, una vez que se haga clic en Cubo, entrarás al listado "Mis reportes". 



Al acceder a 'Mis reportes', se puede observar y gestionar la información relevante de los reportes existentes, incluyendo:

  • Nombre.
  • Consultor.
  • Público.
  • Fecha de creación.
  • Acción.

Las diferentes acciones que están disponibles en la vista de "Mis Reportes" son las siguientes:


  • Editar: Esta acción solo esta disponible en los reportes creados por el administrador que esta navegando la plataforma. Los reportes públicos solo pueden ser editados por los creadores de dicho reporte.
  • Pre visualizar: Permite ver los campos de los reportes guardados. El objetivo es poder saber el contenido de los reportes sin tener que ingresar a ellos para ver el las métricas y agrupaciones.  
  • Descargar: Permite descargar el reporte. Para este paso se deben seleccionar las fechar para descargar el reporte. 
  • Eliminar: Acción que elimina el reporte.


Al crear un nuevo reporte, seleccionando la pestaña de "Nuevo Reporte" es esencial seleccionar meticulosamente las métricas y categorías que se desean incluir. Siendo las métricas todas aquellas cuantitativas/numéricas que vienen pre definidas por la plataforma. No se puede agregar nuevas métricas y la información se saca a partir del comportamiento de los colaboradores. Las métricas que se pueden obtener son las siguientes: 


  • Colaborador: Costo empresa total: Considera módulo presencial, mallas y módulo e-learning.
  • Colaborador: Costo SENCE total: Considera módulo presencial, mallas y módulo e-learning.
  • Colaborador: Costo total: Considera módulo presencial, mallas y módulo e-learning.
  • Colaborador: Costo total + prorrateo costo general: Considera módulo presencial, mallas y módulo e-learning.
  • Colaborador: Número de imparticiones realizadas: Recordar que las imparticiones son las instancias en las que se hace un determinado curso. Es decir, un colaborador podría estar inscrito y realizar más de una impartición.
  • Colaborador: Horas totales realizadas: Considera módulo presencial, mallas y módulo e-learning.
  • Colaborador: Tramo SENCE: Se configura en la planilla de carga masiva al subir la dotación.
  • Colaborador: porcentaje de asistencia/avance: Para el módulo presencial corresponde a la métrica “asistencia” y para el módulo de mallas y módulo e-learning corresponde la métrica de “avance”. 
  • Colaborador: Nota: Corresponde a la nota que el administrador ha puesto manualmente en el listado de participantes de una impartición del módulo presencial.
  • Colaborador: Aprobado: Se diferencia entre “1” que significa aprobado y “0” que significa no aprobado o reprobado.
  • Impartición de curso: Costo general: Corresponde al costo total de la impartición, incluyendo todos los costos de cada colaborador.
  • Colaborador: promedio de satisfacción módulo presencial: Corresponde al promedio con el que cada colaborador evalúa cada curso con su encuesta de satisfacción correspondiente. Esta métrica SÓLO considera módulo presencial.
  • Indicador base: Satisfacción: Indicador de satisfacción del módulo presencial.
  • Colaborador: Promedio de satisfacción módulo e-learning: corresponde al promedio con el que cada colaborador evalúa cada curso con su encuesta de satisfacción correspondiente. Esta métrica SÓLO considera módulo e-learning
  • Colaborador: Promedio de aprendizaje módulo presencial: corresponde a la nota alcanzada por un colaborador en una evaluación de aprendizaje de un curso. Esta métrica SÓLO considera módulo presencial
  • Colaborador: Promedio de aprendizaje módulo e-learning: corresponde a la nota alcanzada por un colaborador en una evaluación de aprendizaje de un curso. Esta métrica SÓLO considera módulo e-learning
  • Colaborador: Promedio de transferencia (antes) módulo presencial: corresponde a la nota alcanzada por un colaborador en una evaluación de transferencia realizada antes del curso 
  • Colaborador: Promedio de transferencia (después) módulo presencial: corresponde a la nota alcanzada por un colaborador en una evaluación de transferencia realizada después del curso.


Una vez que tengas seleccionadas las métricas, se irán incorporando en la casilla informativa para que pueda ver la información que está cruzando.



Además de las métricas podrás definir una agrupación, estas son todas aquellas métricas cualitativas que la plataforma puede entregar. Hay algunas métricas que la plataforma da por defecto y otras que se pueden configurar como campos y/o categorías customizadas. A continuación se muestran todas las métricas cualitativas que la plataforma entrega por defecto:

  • Colaborador - Nombre: Nombre del colaborador. 
  • Colaborador - Rut Jefe Actual: Rut del jefe actual del colaborador. 
  • Colaborador - Nombre Jefe Actual: nombre del jefe actual del colaborador.
  • Colaborador - Comentarios: Corresponde a los comentarios de participación que el administrador puede poner en el listado de inscripción de colaboradores del curso. 
  • Colaborador Activo: Estado del colaborador en la plataforma. En caso de que esté activo, se registra como “Sí” y significa que tiene acceso a la plataforma, por lo que cuenta como una licencia. Mientras que cuando un colaborador no esté activo, se mostrará como “No” y significa que no tiene acceso a la plataforma, por lo que no cuenta como una licencia.
  • Proveedor - Nombre: Nombre del proveedor.
  • Proveedor - Tipo: Corresponde a si el proveedor es interno de la empresa o externo a la misma.
  • Interno.
  • Externo.
  • Proveedor - Identificador: corresponde al identificador del proveedor.
  • Curso - Nombre: Corresponde al nombre del curso.
  • Curso - código: Corresponde al código del curso para diferenciarlo de mejor manera.
  • Curso - Modalidad del curso: Corresponde a la modalidad en la que se hizo el curso.
  • E-learning.
  • Presencial.
  • A distancia.
  • Curso Código SENCE: Corresponde al código con el cual se inscribe el curso ante Sence.
  • Curso - Fecha expiración código SENCE: es la fecha de expiración del código. Luego de esta fecha no se podrá acceder al curso.
  • Curso -  Financiable vía SENCE: Corresponde al detalle de si el curso se financia vía sence o no.
  • Impartición de curso - Código: Corresponde al código de la impartición.
  • Impartición de curso - Número: Corresponde al número de impartición de un curso determinado para tener claridad de cuántas veces se hizo un curso.
  • Impartición de curso - Estado: Corresponde al estado en el que se encuentra la impartición. Este puede ser activa o histórica y para dejar este estado, debe configurarse manual en el módulo presencial.
  • Activa: Se considera “activa” aquella impartición que está abierta según las fechas de habilitación y por ende puede modificarse en cuanto a las respuestas y configuración. 
  • Histórica: Se considera “histórica” aquella impartición que está cerrada y que por ende ya no se puede modificar ni contestar nada. 
  • Impartición de curso - Relatores: Nombre del relator que realizó un curso determinado.
  • Impartición de curso - Usuario creador: Usuario administrador que creó y configuró determinada impartición en la plataforma.
  • Impartición de curso -  Fecha de inicio: Fecha de inicio en la cual comenzó determinada impartición.  
  • Impartición de curso -  Año de inicio: Año determinado en el cual comenzó determinada impartición.
  • Impartición de curso -  Fecha de término: Fecha de término en la cual terminó determinada impartición.
  • Impartición de curso - Fecha de creación: Fecha en la que un usuario administrador creó y configuró una impartición determinada. 
  • Colaborador - Fecha de inscripción a la impartición: Fecha en la cual un colaborador determinado se inscribió en una impartición específica. 
  • Colaborador - fecha de ingreso del curso e-learning: Fecha en la cual el colaborador ingresó por primera vez al curso (independiente de si lo finalizó o no).
  • Colaborador - fecha término del curso e-learning: Fecha en la cual el colaborador finalizó el curso con un 100% de avance.
  • Módulo plataforma: Corresponde al módulo en el cual se realizó el curso (módulo gestión=módulo presencial o módulo e-learning).
  • Proveedor - Rut: Rut del proveedor que realizó un curso determinado.
  • DNC - Nombre del curso: Corresponde al nombre del curso que viene determinado en la DNC.




Luego, tendrás una serie de opciones disponibles que te permitirán guardar, previsualizar el curso, entre otras cosas.


 


Si haces clic al botón de "Previsualizar" se desplegará una modal con las métricas y las agrupaciones que se seleccionaron en la creación del reporte. Los datos que se muestran en esta modal son datos de ejemplo y no corresponden a datos del ambiente. El objetivo de este botón es visualizar las columnas del reporte que se esta generando. 



Al "Guardar" estarás guardando el reporte creado donde deberás establecer un nombre y definir si el mismo será "publico" para que otros administradores puedan ver este reporte en la pestaña de "Mis reportes". Para finalizar debes hacer clic en "Guardar".


De esta forma no tendrás que crearlos cada vez que lo necesites. Considera que los reportes guardados se actualizan cada vez que son descargados. 


 

Para descargar el reporte creado debe hacer clic en "Descargar Excel".  Al momento de presionar este botón se despliega la siguiente modal, en donde se debe seleccionar las fechas que se considerarán como inicio y termino del periodo en que se obtengan los datos.


Para agregar ambos datos hay dos alternativas. Se pueden seleccionar las opciones predeterminadas que son: Este mes, mes anterior, este trimestre, trimestre anterior, este año y año anterior. Donde al seleccionar cualquiera de estas alternativas se completa tanto la fecha de inicio como la fecha de termino. 


La otra alternativa es completar la fecha de inicio y término de forma manual y así seleccionar un periodo diferente a las opciones predefinidas. El rango máximo entre ambas fechas es de 12 meses.




De esta forma, habrás generado tus reportes personalizados.


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas esencial.
  • Módulos: Capacitaciones.


Palabras Claves: 

Reportes personalizados, métricas cuantitativas, categorías, análisis, presencial, e-learning, capacitaciones, cualitativa, agrupar, descargar.


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