Gestión de Personas

 Objetivo:

Este artículo busca orientar a los usuarios de Buk en el proceso de creación y utilización de dos categorías esenciales: Los ítems informativos y los aportes del empleador. Se explorarán las distintas funcionalidades y aplicaciones que estos ítems pueden tener en el marco de las remuneraciones y liquidaciones, así como el potencial informativo que ofrecen dentro de la plataforma.

Definiciones:

• Ítems Informativos: Son herramientas dentro de Buk que permiten a las empresas introducir datos adicionales en las liquidaciones, sin que estos afecten directamente los montos finales. Ejemplos comunes incluyen la indicación del valor entregado en una tarjeta de alimentación o el valor diario para la provisión de vacaciones.

• Aportes Empleador: Estos ítems se refieren a las contribuciones adicionales que una empresa puede hacer en nombre de su empleado. Un ejemplo puede ser el aporte a un seguro complementario.

Alcance / Limitaciones:

Estas herramientas están diseñadas para proporcionar una mayor flexibilidad y claridad en las liquidaciones y otros documentos relacionados. Es importante recordar que los ítems informativos, por su naturaleza, no afectan las cifras finales de la liquidación. Por otro lado, los aportes del empleador pueden o no tener un impacto financiero directo, según cómo estén estructurados.

Sustento Legal y Aplicaciones:

Buk proporciona estas opciones para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas locales y a proporcionar una transparencia adicional a sus empleados. Los ítems informativos y los aportes del empleador pueden ser usados para cumplir con regulaciones específicas, proporcionar beneficios adicionales a los empleados o simplemente ofrecer una imagen más completa de las compensaciones y beneficios otorgados.

Proceso de creación en Plataforma:

La creación de un ítem informativo o aporte empleador se realiza dirigiéndose desde "Administrativo" al módulo de "Items", y seleccionar la opción de "Otros".  Una vez allí presiona sobre "Nuevo" y elige si crearás un nuevo "Informativo" o "Aporte Empleador".

Al seleccionar "Aporte Empleador" podrás definir un nuevo aporte donde deberás rellenar o completar los siguientes campos:

Nombre casilla	Descripción	Imagen
Nombre	Es el título o nombre específico del aporte que figurará en la sección de "Aportes Patronales".
Código	Código único de identificación asociado al aporte. Este debe estar compuesto de letras, números y guiones bajos.
Forma de Cálculo	Fijo: Monto estándar y constante que se asigna independientemente de los días que trabajó el colaborador. Proporcional ausencia: El monto se proporciona por los días que trabajó la persona. Formulado: El monto se calculará a partir de una fórmula.
Monto a Asignar	Igual para todos: Al momento de asignar se determinará un mismo monto a todos los colaboradores. Distinto por persona: Al momento de asignar tendrás la opción de asignarle un monto. Esto permite que puedas asignar distintos montos a un mismo ítem.
Monto	Si defines que el informativo será "Igual para Todos" establece el monto a asignar en esta casilla.
Moneda	Pesos o UF.
Inicio Vigencia	Es una casilla informativa cuya función será informar sobre el inicio de vigencia del ítem que coincide con el mes en que se esté posicionado en la plataforma.
Cuenta Contable	Número de la cuenta donde se registrará el aporte en la centralización.
Contra Cuenta Contable	Cuenta que se utiliza para contrarrestar el movimiento contable del aporte.

Además, tendrás la opción de adaptar el aporte a tus necesidades específicas utilizando las configuraciones avanzadas las cuales se describen a continuación:

Nombre casilla	Descripción	Imagen
Limitar por Juegos de Datos	Al marcar esta casilla, el ítem será visible para usuarios no limitados por juego de datos o aquellos seleccionados en algún juego de datos.
Limitar por Áreas	Al marcar esta casilla, el ítem estará disponible en las áreas seleccionadas en la casilla "Seleccionar Sub-áreas".
Agrupación LRE	Permite seleccionar la agrupación que tendrá el ítem en el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) sin esta información el archivo no podrá estar correctamente generado pues faltará información para que se pueda declarar correctamente. Para más información haz click en el siguiente link de Manual de Usuarios compartido por la DT.
Agrupación Libro Remuneraciones	Permite agrupar conceptos en el Libro de Remuneraciones de esta forma el libro podrá emitirse en columnas organizadas que agrupen conceptos comunes.
Término Vigencia	Permite establecer la fecha de término de vigencia para el haber o descuento creado.
Fecha Término	Si presionas que establecerás un Término de Vigencia, ingresa el mes de término en esta casilla.
Beneficios	Permite establecer la asignación del ítem a través de beneficios.
Receptor de Pago	Selecciona si el objetivo es permitir el pago del ítem a un tercero.
Permitir Negativos	Permite que, en caso de que el valor del ítem sea negativo, se refleje en la liquidación. Si no está activo, se mostrará un error en caso de valores negativos en el ítem.
Orden de Cálculo	Establece el orden para calcular el ítem, es decir, antes o después que un determinado concepto.
Descripción de Cálculo para Anexo Liquidación	La descripción ingresada en este campo aparecerá en la liquidación como un detalle o anexo para los colaboradores a quienes se les haya asignado este ítem. Este concepto se utiliza para proporcionar explicaciones detalladas de cálculos o conceptos específicos relacionados con ciertos ítems, lo que permite a los colaboradores comprender con mayor detalle el ítem contenido en su liquidación.

Una vez listo presiona "Guardar" y allí quedará configurado el aporte.

Ahora bien, para crear un nuevo ítem informativo deberás seguir la misma ruta pero seleccionando "Informativo" cuando presiones el botón "Nuevo". En esa visual encontrarás ciertas casillas que te permitirán configurar el ítem las cuales son:

Nombre casilla	Descripción	Imagen
Nombre	Es el título o nombre específico del aporte que figurará en la sección de "Aportes Patronales".
Código	Código único de identificación asociado al aporte. Este debe estar compuesto de letras, números y guiones bajos.
Monto a Asignar	Igual para todos: Al momento de asignar se determinará un mismo monto a todos los colaboradores. Distinto por persona: Al momento de asignar tendrás la opción de asignarle un monto. Esto permite que puedas asignar distintos montos a un mismo ítem.
Monto	Si defines que el informativo será "Igual para Todos" establece el monto a asignar en esta casilla.
Decimales para Cálculo	Permite establecer la cantidad de decimales con que se almacenará el resultado del cálculo del ítem.
Inicio Vigencia	Es una casilla informativa cuya función será informar sobre el inicio de vigencia del ítem que coincide con el mes en que se esté posicionado en la plataforma.
Cuenta Contable	Número de la cuenta donde se registrará el aporte en la centralización.

Por defecto, los informativos contarán con una sección dedicada a formular. Con la ayuda de variables, podrás elaborar una fórmula que determine un dato relevante. Este dato no intervendrá en los cálculos de la liquidación y podrá ser exportado fácilmente a través de los exportadores o reportes.

Una vez hayas completado tu fórmula, tendrás la opción de visualizarla y validarla mediante el botón "Previsualizar Cálculo". Si deseas agregar o modificar características adicionales al informativo, dirígete a "Configuraciones Avanzadas". A continuación, te presentamos los campos o casillas que estarán disponibles para que completes o selecciones.

Nombre casilla	Descripción	Imagen
Limitar por Juegos de Datos	Al marcar esta casilla, el ítem será visible para usuarios no limitados por juego de datos o aquellos seleccionados en algún juego de datos.
Limitar por Áreas	Al marcar esta casilla, el ítem estará disponible en las áreas seleccionadas en la casilla "Seleccionar Sub-áreas".
Agrupación Libro Remuneraciones	Permite agrupar conceptos en el Libro de Remuneraciones de esta forma el libro podrá emitirse en columnas organizadas que agrupen conceptos comunes.
Término Vigencia	Permite establecer la fecha de término de vigencia para el haber o descuento creado.
Fecha Término	Si presionas que establecerás un Termino de Vigencia, ingresa el mes de término en esta casilla.
Beneficios	Permite establecer la asignación del ítem a través de beneficios.
Auto Asignar	Marca esta casilla si deseas que este informativo se asigne automáticamente al crear nuevos empleados.
Receptor de Pago	Selecciona si el objetivo es permitir el pago del ítem a un tercero.
Permitir Negativos	Permite que, en caso de que el valor del ítem sea negativo, se refleje en la liquidación. Si no está activo, se mostrará un error en caso de valores negativos en el ítem.
Sección de Cálculo	Podrás definir en qué sección de la liquidación se calculará el informativo. Las opciones son: Haberes imponibles, Haberes No Imponibles, Descuentos Legales, Otros Descuentos o Aportes Empleador.
Calcular al final de la sección	Marca esta casilla para calcular el informativo después de la "sección" seleccionada.
Orden de Cálculo	Establece el orden para calcular el ítem, es decir, antes o después que un determinado concepto.
¿Incluir Valor en Anexo?	Permite mostrar el ítem y su valor en el anexo de la liquidación. Podrás elegir: "No incluir", "Incluir si es Distinto de Cero" o "Incluir Siempre".
Descripción de Cálculo para Anexo Liquidación	La descripción ingresada en este campo aparecerá en la liquidación como un detalle o anexo para los colaboradores a quienes se les haya asignado este ítem. Este concepto se utiliza para proporcionar explicaciones detalladas de cálculos o conceptos específicos relacionados con ciertos ítems, lo que permite a los colaboradores comprender con mayor detalle el ítem contenido en su liquidación.

Una vez listo y todo configurado guarda el informativo desde el botón "Guardar".

Proceso de edición en Plataforma: 

Tras haber configurado un ítem y si deseas modificar algún detalle, dirígete a "Administrativo". Luego, haz clic en "Ítems" y después en "Otros". En la casilla "Seleccione un Ítem", despliega la lista o introduce el nombre del ítem que quieres editar. Al seleccionarlo, se mostrará un recuadro con detalles como el número total de asignaciones, el tipo de cálculo y su vigencia.

Seguidamente encontrarás varios íconos. El ícono del candado permite bloquear las asignaciones del ítem. El botón de desactivar te permite asignar una fecha de término de vigencia. Además, el ícono de los tres puntos te brinda opciones para "Eliminar" o "Editar" el ítem.

Cualquier cambio realizado, ya sea una edición, desactivación, eliminación o bloqueo del ítem, provocará que la plataforma actualice las liquidaciones de los colaboradores para reflejar dichos cambios.

Proceso de asignación en Plataforma: 

Para asignar un aporte o ítem informativo en la plataforma podrás hacerlo de forma individual o masiva.

• Individual: Para asignar un ítem a un colaborador, accede a su ficha y dirígete a la pestaña "Ítems". Luego, selecciona la opción "Otros". En esa sección, encontrarás dos categorías: "Informativos" y "Aportes Patronales". Dependiendo del tipo de ítem que quieras asignar, elige el recuadro correspondiente. Finalmente, haz clic en el botón "Nuevo" para continuar con el proceso.

Seguidamente, selecciona el ítem que desees asignar y especifica el mes de inicio. Si es necesario, también define el mes de término y el monto correspondiente. En la sección "Configuraciones Avanzadas", tendrás la opción de añadir un "Detalle" a la asignación, así como un "Centro de Costo". Una vez hayas completado todos los detalles, haz clic en el botón "Guardar" para finalizar la asignación del informativo o aporte.

Al asignarlo, podrás revisar el informativo en esta sección donde adicionalmente podrás corregir la asignación del ítem en el ícono del lápiz (?️), suspenderlo mediante el botón de pausa ( ⏸️) y eliminar la asignación desde la papelera (?️).

• Masivo: Para asignar el ítem informativo o aporte de forma masiva dirígete a desde "Informativo" a los "Importadores" dando click nuevamente en "Importadores". 

En esta visual encontrarás el importador de "Ítems" donde tendrás dos opciones de carga: Seleccionando el ítem (en específico a cargar), o bien, seleccionando la opción de "Cargar Múltiples Tipos de Bonos Simultáneamente".

Además deberás definir ciertas opciones que te permitirán establecer las cuotas, vigencia, y otros aspectos los cuales de describen a continuación:

Nombre casilla	Descripción	Imagen
Tipo cuota	Cuota Única: El ítem se asignará por única vez en la liquidación y no quedará asignado para los meses siguientes. Agregar Número de Cuotas en Template: El monto se cargará en la liquidación del mes y se repetirá en los meses consecutivos de acuerdo al número de cuotas asignado. Sin Fecha de Término: El ítem quedará asignado por tiempo indeterminado, por lo que se asignará para todos los meses consecutivos.
Permitir cargar Ítems en el futuro	Se puede asignar un ítem en el mes actual que se pagará en un mes posterior.
Sobrescribir Montos de Ítems ya Asignados	En esta opción podrás actualizar los valores de los ítems asignados, considera que si lo colocas el valor en cero generará que se oculte el ítem en la liquidación o ficha mas no se desasignará.
Sobrescribir Valores en los Atributos Personalizados de las Asignaciones	En esta opción podrás actualizar los valores de los atributos personalizados de asignación de ítems, considera que si lo dejas en blanco se borrará el valor del atributo.
Recalcular Liquidaciones	Se debe marcar para que las liquidaciones se actualicen de forma automática al momento de subir el template.
Aceptar receptores de pago	Seleccionar en caso de desear pagar el ítem a un tercero.

Una vez listo, descarga el template, rellena la información requerida y sube el mismo desde "Seleccionar Archivo". Cuando se complete la carga habrás cargado tus ítems de forma masiva.

Módulos Requeridos:

• Base: Gestión de personas esencial.
• Módulos: Remuneraciones.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas: 

Para poder comenzar a trabajar con la creación y personalización de Aportes Empleador e ítems Informativos debes tener activa las siguientes configuraciones generales: "Habilitar definición de aportes de empleador personalizados" para personalizar Aportes Empleador, "Habilitar definición de ítems informativos" para poder crear informativos y "Habilitar Bonos Formulados" para que puedas formular los informativos.

Palabras Claves: 

Aportes patronales, aportes empleador, informativo, ítems, asignar, desasignar, editar, monto, fórmula, opciones avanzadas, masivo, anexo, cálculo.

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