Objetivo:
El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes sobre las diferentes opciones para la creación de empleados o colaboradores en nuestra plataforma ya sea de forma individual o masiva. Entrega opciones para incluir personas extranjeras y mantener información precisa en la plataforma.
Alcance / Limitaciones:
El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina. La información proporcionada en el artículo se basará en la funcionalidad y características disponibles, existiendo la posibilidad de que existan actualizaciones en un futuro.
Definiciones:
- Importadores: Herramienta capaz de cargar datos masivamente en la plataforma, facilitando la carga o actualización de información referente a los colaboradores, trabajos o empresas.
- Template: Es un archivo predefinido con una estructura específica que debe ser descargado y completado con los datos mínimos requeridos para su posterior carga en plataforma.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones. Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos. Buk se ajusta a las exigencias laborales y legales de los distintos organismos de regulación laboral.
Proceso en Plataforma Individual:
Puedes crearlos de dos formas. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces click en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado. La segunda forma de hacerlo es desde "Administrativo" en la sección de "Empleados", al dar click en "Crear Empleados".
Ambas opciones te conducirán a la sección donde deberás completar la información personal, previsional y del trabajo asignado al colaborador.
El primer paso es proporcionar la información personal. Aquí deberás detallar datos como el nombre, apellido, identificación, país de nacimiento, sexo, fecha de nacimiento, email, entre otros.
En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar el tipo correspondiente al país o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras.Esta última opción te permite ingresar números de documentos de cualquier país y mantener información precisa en la plataforma. Es crucial tener en cuenta que al seleccionar la opción "Otro" en "Tipo de documento", el campo "Número de Documento" no será sometido a validación y solo aceptará caracteres alfanuméricos.
Es esencial destacar que aquellos colaboradores cuyo "Tipo de documento" esté establecido como "Otro" no estarán sujetos a pagos.
Una vez listo, pasa el segundo paso haciendo clic en "Crear empleado".
Considera que todos los campos marcados con un asterisco "*" son de carácter obligatorio. Los colaboradores con tipo de documento "Otro" no estarán sujetos a pagos
Una vez hayas avanzando, llegarás al paso dos: Información Previsional. En este paso, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Una vez completada esta información, presiona "Siguiente" para avanzar.
Por último, deberás completar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, sueldo Base, entre otros.
Si has creado empleados con el "Tipo de documento" establecido como "Otros", los colaboradores no estarán sujeto a pagos por lo que en las opciones avanzadas, el checkbox "Sin liquidación" vendrá marcado por defecto y no se podrá desmarcar.
Una vez listo, podrás hacer click en "Finalizar" para completar el proceso.
Al finalizar, el sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente.
Proceso en Plataforma Masivo:
Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador. El sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente una vez que completes este proceso.
Debes descargar el template dando click a "Descargar Template" y una vez que rellenes la información debes subir el archivo seleccionándolo desde "Seleccionar Archivo".
Una vez que cargaste el template de empleados/colaboradores, podrás continuar con la carga de "Fotos de Perfil" (este importador es opcional). El formato de las imágenes deberán estar en formato jpg o png para que puedan importarse con éxito, si este paso no es necesario para tu empresa o ya lo has completado, puedes proceder con el importador de "Trabajos". Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer click para desplegar la información detallada. Cuando hayas rellenado la información, puedes subir el archivo desde "Seleccionar Archivo".
Una vez completada la carga tus colaboradores estarán creados en plataforma.
Consideraciones por país:
- Colombia:
En la información Previsional podrás rellenar las casillas de Seguridad Social y Prestaciones para asignar una EPS, Fondo de Pensiones y Fondo de Cesantía. Posterior, tendrás otras casiilas como Salud, Pensión, y otras deducciones para ingresar la información respectiva a cada colaborador.
- México:
Al crear un nuevo empleado, en la sección de datos personales, podrás ingresar la información de su RFC, CURP y Número de Seguridad Social. Estos campos son obligatorios, sin esta información no podrás pasar al segundo paso o no se importará de forma correcta la información.
- Perú:
En la sección de Datos Previsionales podrás designar datos como la Entidad CTS, Cuenta CTS, Moneda CTS, Número de cuenta interbancario CTS, Banco de Pago CTS Empresa, AFP y Asignación Familiar.
- Chile:
Al crear empleados con el "Tipo de documento" establecido como "Otros", se impone la condición de que el colaborador no puede tener un contrato de tipo honorario.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas Esencial.
Palabras Claves:
Crear empleados, cargar información personal, cargar información previsional, crear trabajos, importador de empleados, nuevo empleado, nuevo colaborador.
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