Objetivo: 

El siguiente artículo tiene como objetivo guiar al usuario en el ingreso de anotaciones en la ficha de un funcionario, ya sea de forma individual o de forma masiva.


Alcance / Limitaciones: 

El ingreso de anotaciones está limitado a usuarios con perfil personalizado (distinto del perfil normal) que tengan asociada una ficha, y que cuenten con el nuevo permiso Bitácoras y Anotaciones en Modificación.



Definiciones:

  • Anotación de mérito: Según el artículo 42 del Estatuto Administrativo, "son anotaciones de mérito aquéllas destinadas a dejar constancia de cualquier acción del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario destacado."
  • Anotación de demérito: Según el artículo 43 del Estatuto Administrativo, "son anotaciones de demérito aquéllas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable."


Sustento Legal y Aplicaciones:

Las anotaciones son parte del sistema de calificación anual que deben tener todos los funcionarios, incluido el personal a contrata.


Proceso en Plataforma Individual:

Para ingresar una anotación de forma individual tienes 2 alternativas:


1. Desde la ficha del funcionario:

Dirígete a la ficha del funcionario y haz clic en la pestaña Bitácora. Allí, haz clic el botón Crear Anotación.


Se abrirá el siguiente modal:


Tendrás disponibles los siguientes campos. Aquellos marcados con asterisco (*) son obligatorios.


  • Funcionario: viene bloqueado por defecto.
  • Elegir ficha: si chequeas el cuadro, se disponibiliza el campo Código de Ficha, desde donde podrás escoger en qué ficha dejar la anotación. Si no escoges ficha, la anotación será visible en todas las fichas del funcionario.
  • Tipo de Anotación: puedes escoger qué tipo de anotación dejarás.
  • Responsable: puedes escoger a la persona responsable de la anotación.
  • Fecha: ingresa la fecha de vigencia de la anotación.
  • Contenido de la anotación: aquí puedes dejar el contenido de la anotación del funcionario.
  • Visible en Bitácora: si chequeas el cuadro, la anotación quedará visible en la bitácora del funcionario.


Una vez completa la información, haz clic en Guardar. De esta forma, la anotación queda registrada en la ficha del funcionario.


2. Desde el menú lateral Anotaciones:

Dirígete al menú lateral Administrativo, sección Otros y haz clic en Anotaciones.


Verás la siguiente tabla:


En la pestaña Anotaciones tendrás disponible la siguiente información:

  • Funcionario: nombre del funcionario que recibe la anotación.
  • Responsable: nombre del usuario responsable de ingresar la anotación.
  • Tipo de Anotación: tipo de anotación ingresada.
  • Contenido: contenido de la anotación ingresada.
  • Fecha: fecha de vigencia de la anotación, puede ser distinta de la fecha en la que se ingresa en el sistema.
  • Visible en Bitácora: indica si la anotación es visible o no en la ficha por el funcionario.


Además, la columna flotante te permitirá realizar las siguientes acciones:

  • Mostrar: se abrirá un modal en donde verás el detalle de la anotación. Contiene los siguientes datos:
    • Funcionario
    • Código de Ficha
    • Responsable
    • Tipo de Anotación
    • Fecha
    • Visible en Bitácora
    • Contenido Anotación

  • Editar: se abrirá una nueva página en donde podrás editar los siguientes datos:
    • Tipo de anotación
    • Responsable
    • Fecha
    • Contenido
    • Visible en Bitácora

  • Eliminar: se abrirá un modal que te informará que la eliminación es permanente y que el registro se borrará de cualquier ubicación en la que se encuentre vinculado.


Para crear una nueva anotación, haz clic en el botón Crear Anotación.


Se abrirá una nueva página que tendrá los siguientes campos. Los marcados con asterisco (*) son obligatorios:


  • Funcionario: aquí puedes escoger al funcionario a quien le ingresarás la anotación.
  • Elegir ficha: si chequeas el cuadro, se disponibiliza el campo Código de Ficha, desde donde podrás escoger en qué ficha dejar la anotación. Si no escoges ficha, la anotación será visible en todas las fichas del funcionario.
  • Tipo de Anotación: puedes escoger qué tipo de anotación dejarás.
  • Responsable: puedes escoger a la persona responsable de la anotación.
  • Fecha: ingresa la fecha de vigencia de la anotación.
  • Contenido de la anotación: aquí puedes dejar el contenido de la anotación del funcionario.
  • Visible en Bitácora: si chequeas el cuadro, la anotación quedará visible en la bitácora del funcionario.


Una vez completa la información, haz clic en Guardar. De esta forma, la anotación queda registrada en la tabla y en la ficha del funcionario.


Proceso en Plataforma Masivo:

Para ingresar anotaciones de forma masiva, dirígete al menú lateral Información, sección Importadores y haz clic en Importadores.

En el buscador, busca el importador de Anotaciones:


Se abrirá un modal desde el cual podrás descargar el template para completar la información solicitada:


Una vez que completes la información, guarda el archivo, haz clic en el botón Seleccionar archivo y súbelo a la plataforma. De esta forma, habrás registrado anotaciones de forma masiva.


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de Personas Esencial


Fuentes de Información:

Estatuto Administrativo


Palabras Claves:

anotación, mérito, demérito, sector público, funcionario.


También te puede interesar:

¿Cómo crear tipos de anotaciones?



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