Objetivo: 

El presente artículo tiene como finalidad proveer una guía con el paso a paso para la creación y configuración de Workflows de Movimiento y Baja. Se busca facilitar a los usuarios la comprensión y aplicación práctica de estas herramientas, destacando la importancia de cada etapa del proceso, las opciones de configuración disponibles, y la relevancia de seleccionar adecuadamente los campos y permisos para asegurar un funcionamiento óptimo del flujo de trabajo. El objetivo último es empoderar a los usuarios para que puedan realizar cambios asociados al trabajo de los empleados, así como gestionar de manera eficiente la finalización de la relación laboral, todo esto manteniendo un alto grado de personalización y control sobre el proceso.


Alcance / Limitaciones: 

El artículo abarca una descripción completa de los Workflows de Movimiento y Baja, explicando sus funcionalidades y los campos involucrados en cada uno. Además es necesario destacar que, el Workflow de Baja no genera de forma automática el finiquito o la liquidación laboral, lo cual debe ser considerado y gestionado aparte por los administradores. Por otra parte, para un funcionamiento óptimo de los Workflows, es necesario tener habilitadas y configuradas ciertas opciones y Addons previamente contratados.


Definiciones:  

  • Workflow de Movimiento: Este flujo te permitirá realizar cambios asociados al trabajo de los empleados y permite modificar tanto campos de sistema como atributos personalizados asociados a esa entidad (trabajo).
  • Workflow de Baja: Este flujo te permitirá realizar el termino del trabajo de los empleados y dejar la ficha en estado inactiva. Sin embargo, no generará de forma automática el finiquito/liquidación laboral.


Proceso: 

Para iniciar la creación de un Workflow de Movimiento o de Baja, dirígete desde "Administrativo" a la sección de "Empleados" y selecciona "Solicitudes". Dentro de este módulo, accede a "Configuración" identificado por el ícono de la tuerca (⚙️) y opta por crear una "Plantilla de Proceso". 





Aquí deberás completar los campos "Nombre" y "Tipo", siendo ambos obligatorios. Selecciona "Movimiento" o "Baja" según corresponda y guarda los cambios. Es crucial definir correctamente el "Tipo" de flujo, ya que esto determinará los campos disponibles para configuraciones posteriores.



Una vez completados estos pasos, estarás en capacidad de configurar tu flujo de movimiento. Verás un resumen del flujo a configurar, que por defecto incluirá dos operaciones editables: Etapa 1 y Gatillador ("Término del trabajo del empleado" para Workflow de baja o "Cambios relacionado al trabajo del empleado" para Workflow de movimiento). 




Configuración de Etapa 1: Antes de comenzar podrás asignarle un nombre a la etapa u operación, además podrás agregar tantas etapas necesites desde el botón de "Agregar Etapa". De esta forma estructurarás el flujo a tu gusto para finalizar con el gatillador de baja o movimiento. Para la configuración de etapas, considera los siguientes aspectos a completar:


  • Permisos: Define quiénes pueden iniciar solicitudes de movimiento, pudiendo ser:
    • Área/Cargo: Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de movimiento a los usuarios que cumplan con la sub-área y cargo ingresado dentro de los permisos. Si presionas esta opción deberás elegir las áras y los cargos que tendrán acceso desde las casillas de "Sub-áreas" y "Cargos" respectivamente.


  • Administradores de Solicitudes: Esta opción permitirá conceder acceso a realizar solicitudes de movimiento a los usuarios que dentro de su perfil tengan permiso de modificación.



  • Formulario: En esta sección podrás personalizar los campos que conformarán el formulario para esta etapa específica del proceso. Tienes la libertad de definir si cada campo será de lectura, opcional o de cumplimiento obligatorio. Dependiendo del tipo de Workflow que estés configurando, ciertos campos resultarán imprescindibles para el correcto funcionamiento del flujo, por lo que deberás establecerlos como obligatorios. Utiliza la opción "Agregar Campos Requeridos" para que el sistema los añada automáticamente en esta categoría. Adicionalmente, puedes añadir campos extras manualmente, escribiendo o seleccionando su nombre en el espacio designado y asignando su respectivo estado: ya sea "Lectura", "Editable Opcional" o "Editable Obligatorio". De esta manera, garantizas una configuración precisa y adecuada a las necesidades del proceso. 




Adicionalmente tenemos la funcionalidad de “Definir aprobador de área/cargo específico según jerarquía del solicitante” con la finalidad de que la jefatura que pueda aprobar esta etapa corresponda al supervisor del solicitante.



  • Notificaciones: Al presionar en "Agregar Notificación" podrás configurar las notificaciones para cada etapa, especificando título, la etapa, asunto, destinatarios (podrán agregar todas las direcciones de email que requieran, separadas por una coma entre sí, también podrán seleccionar al encargado de la etapa o al solicitante del proceso) y por último, el cuerpo del mensaje. 



Gatillador:

Este es el paso final que aplica los cambios en la ficha del empleado. Asegúrate de configurar correctamente las dependencias y notificaciones, siguiendo los pasos previamente mencionados. En el caso del flujo de movimiento, gatillará los cambios indicados a la entidad trabajo; mientras que en el caso del flujo de baja gatillará que la ficha quede inactiva. En esta sección deberás indicar: 


  • Dependencias: Configura la condición que debe cumplirse para que se dé inicio a esta etapa. Por defecto se encontrará configurada para que inicie cuando se apruebe la anterior. Si deseas, puedes cambiar la condición o agregar más desde el botón de "Agregar Dependencia" e indicando el inicio y el estado (aprobado, error, rechazo o devuelto).



  • Notificaciones: Al presionar en "Agregar Notificación" podrás configurar las notificaciones para cada etapa, especificando título, la etapa, asunto, destinatarios (podrán agregar todas las direcciones de email que requieran, separadas por una coma entre si, también podrán seleccionar al encargado de la etapa o al solicitante del proceso) y por último, el cuerpo del mensaje.



Una vez listo presiona "Guardar" y de esa forma habrás creado tu Workflow de baja o movimiento.


Módulos requeridos:

  • Base: Gestión de personas esencial.
  • Addons: Workflows.


Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Para poder comenzar a trabajar con los Workflows, es necesario tener habilitada la configuración general de "Habilitar Workflow".


 

Palabras Claves: 

Workflow, baja, movimiento, término de trabajo, flujo, etapa, gatillador, estado, obligatorio, campo, empleado, dependencia, notificaciones, formulario, permiso, editable obligatorio.


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